„Die Synology Diskstation bietet uns eine perfekte Lösung für unsere schulische Kommunikation und Datenverwaltung."

Als Schule mit ca. 100 Lehrkräften, die sich auf sieben Lehrerzimmern in zwei Gebäuden verteilen, sind wir auf eine einfache und schnelle Kommunikation angewiesen. Die persönliche Begegnung in der Schule reicht dafür nicht aus, eine digitale Lösung wird benötigt. Unser alter Mac Mini Server lieferte bislang hierfür u.a. einen Mail Server, der aber von Apple nicht weiter gepflegt wurde und so immer unzuverlässiger und unsicherer wurde. Ein schuleigener Mail Server sollte aber nach wie vor innerhalb der Schule stehen und die Möglichkeit bestehen, diesen von Lehrkräften zu warten. Zusätzlich sollten auch Kalender und Dateiablage verfügbar sein, damit gemeinsame Termine (z.B. Klausur- oder Konferenztermine) und Dateien (z.B. Protokolle) für alle Kolleginnen und Kollegen auch direkt auf ihren Smartphones und Tablets abrufbar sind. 

Die Administration des Servers sollte nicht nur von einer hochqualifizierten Lehrkraft erfolgen können, sondern möglichst auch von einem Team interessierter Lehrkräfte. Da der hierfür nötige Zeitaufwand zum normalen Arbeitsaufwand der Lehrkräfte hinzukommt, aber nicht in die bezahlten Stunden eingerechnet wird, handelt es sich quasi um eine freiwillige Aktivität. Insofern müssen das benötigte Know How und der Aufwand möglichst gering gehalten werden. 

Im Kontakt mit Synology fand eine Beratung statt, die für unsere ca. 120 Nutzer zu einem angemessen leistungsfähigen Gerät führte, einer DS3018xs. Wir setzen zwei 2 TB SSDs ein, die sich in einem gespiegelten RAID befinden. Für ein Backup wird eine 4 TB große HDD genutzt und drei Laufwerkfächer sind noch frei. Der Mail Server war für uns ein wichtiger Punkt, da darüber bislang auch die interne Kommunikation stattfand. Die Konfiguration war relativ einfach und die Nutzung ist unkompliziert. Da sich bei ca. 120 Nutzern viele Mails und Anhänge im Laufe der Jahre ansammeln, waren große Postfachkontingente nötig, die bei externen Anbietern sehr hohe monatliche Kosten verursachen würden.

Die Synology Chat Applikation im DSM (DiskStation Manager) soll zukünftig die interne Kommunikation übernehmen und damit den Mail-Eingang übersichtlicher gestalten. Dieser Chat ist verschlüsselt und ausschließlich von Lehrern der Schule nutzbar (sendend und empfangend). Damit ist ein perfekter und datenschutzkonformer Kommunikationsweg vorhanden, der sogar auf mobilen Geräten Push-Benachrichtigungen anzeigen kann. Kollegen können selbst entscheiden, welchem Kanal (Gruppe) sie beitreten wollen und können so auch die eingehende Nachrichtenflut eingrenzen. Der schulinterne Standort, die Verschlüsselung der Verbindungen sowie die Backups sichern eine datenschutzkonforme Nutzung ab. Der einmalige Kauf sichert die Unabhängigkeit von anderen Anbietern und Abo-Verträgen. Die einfach zu administrierende Server-Oberfläche im Web-Browser ermöglicht auch eine Wartung von zuhause aus über eine verschlüsselte Verbindung. Insofern sichert uns die Diskstation Komfort, Selbstständigkeit und Sicherheit bei geringem Aufwand.

Einfache Konfiguration und Wartung

Die Ersteinrichtung der DiskStation war im Vergleich zu Windows- oder Linux-Servern sehr einfach. Die Oberfläche ist nahezu selbsterklärend, die Hilfe sehr gut. Im laufenden Betrieb werden nur noch Updates installiert, was mit einem Klick ausgeführt wird. So können auch Kollegen ohne Informatik-Studium in ihrer Freizeit den Server administrieren.