Empresa audiovisual especializada en cine optimiza su postproducción y colaboración remota

¡Que maja! y Había Una Vez Films se encontraban ante el reto de almacenar de forma eficiente todos los archivos de foto y video que utilizan para la producción y postproducción de sus proyectos filmográficos y de comunicación audiovisual. En su día a día trabajan de forma regular con archivos de fotos y video RAW y sin comprimir, lo cual requiere una gran carga en la gestión de almacenamiento.

El reto principal residía en cambiar su antiguo sistema de almacenamiento basado en discos duros externos, el cual era ineficiente al no existir ningún tipo de seguridad si estos fallaran o algún evento desafortunado ocurriera en sus oficinas. Este riesgo podría afectar en cualquier momento parte del trabajo de producción, lo cual afectaría a la consecución de entregas de proyectos y, finalmente, a sus clientes.

Otro de los problemas que planteaba ¡Que maja! y Había Una Vez Films era el acceso a los datos de forma remota que tanto el equipo de Celia como los colaboradores de la empresa filmográfica necesitan para acceder, ya sea desde sus oficinas en distintos lugares como cuando están desarrollando las sesiones de trabajo sobre el terreno y que necesitan acceder a información fundamental en todo momento.

Finalmente, ¡Que maja!, y Había Una Vez Films necesitaban enviar de forma regular a sus clientes empresariales las grabaciones y proyectos de trabajo para enviar borradores o proyectos finales. Al encontrarse con archivos tan pesados, en muchos casos se encontraban con la necesidad de enviar los discos duros con el trabajo a través de correo ordinario, con los riesgos de perdida de datos por ruptura del disco o que el paquete fuera robado antes de llegar al cliente.

Ante estos tres retos, ¡Que maja!, y Había Una Vez Films buscaban una solución de almacenamiento que permitiera garantizar un almacenamiento privado y centralizada de sus datos sin los riesgos de un almacenamiento externo sin redundancia en caso de pérdida de datos. Además, esta solución debería permitir el acceso a los archivos por parte del equipo de ¡Que maja! y Había Una Vez Films para permitir el trabajo de forma remota.

Por otro lado, también se buscaba una solución sin riesgos en las transferencias de archivos a clientes que les permitiera compartir y recibir archivos de forma profesional.

Tras analizar las opciones disponibles, Celia de Coca se dio cuenta de que al hacer uso de un NAS de Synology y la solución gratuita que incluye de Synology Drive y File Server les permitiría centralizar todos sus archivos dentro de forma segura utilizando una redundancia RAID en discos de almacenamiento y a la par trabajar de forma simultánea y remota.

Celia de Coca, como directora de ¡Que maja!, se encargaría de gestionar y centralizar los datos de todos los archivos de grabación y fotografía de los proyectos de ¡Que maja! y Había Una Vez Films adquiriendo un DS1621+ y 6 discos de Synology HAT5300 para transferir más de 25TB de almacenamiento que se encontraban almacenados en discos duros externos sin ningún tipo de protección.

Acceso remoto sencillo y multiplataforma

Al configurar los discos con las opciones de seguridad RAID que incluyen los NAS de Synology, la empresa pudo obtener una protección ante desastres o mal funcionamiento en los discos duros que se encuentran en el NAS, construyendo una solución de almacenamiento flexible, con una capacidad y rendimiento optimizado, gracias a los discos HAT5300 que se integran fácilmente con los NAS de Synology.

Para llevar al acceso a archivos de forma remota, utilizaron Quickconnect y SMB para MAC en los dispositivos de cada uno de los miembros de su equipo, consiguiendo que todo el equipo pudiera acceder a archivos grandes de edición y fotografía de forma remota. Además, para los proyectos de menor exigencia de almacenamiento, la edición de archivos se realizaría directamente en el NAS, a traves de File Server, permitiendo reducir el espacio de almacenamiento en local.

Transferencias seguras de archivos de gran tamaño

Para llevar a cabo la transferencia de proyectos de grabación con clientes y borradores de su trabajo, y garantizar que los archivos llegaran de forma segura al cliente, utilizaron C2 Transfer porque les permitía enviar de forma cifrada todo su material a través del servicio en la nube de Synology.

"C2 Transfer nos da un plus de profesionalidad al disponer de un cifrado que garantiza que solo nuestros clientes lo pueden abrir, mejorando la imagen de nuestra empresa en cuanto a la gestión de archivos. Además, también me permite tener un total control sobre todo el material enviado sobre clientes y tener el control de quien lo ha recibido correctamente" Celia de Coca.

Con Synology Drive, las personas del equipo de Que Maja! y Había Una Vez Films ahora comparten archivos y realizan modificaciones sobre material administrativo y de edición de imagen y video en tiempo real. Esto les ha permitido trabajar desde localizaciones distantes. "Synology Drive nos ha permitido prescindir de servicios en la nube de terceros y centralizar todos nuestros datos en un único lugar, lo que lo celebro infinitamente" Celia de Coca.

"También celebro el poder acceder a Synology Drive desde el móvil, ya que antes tenía que preparar un disco duro externo para los rodajes con el material que creía necesario. Ahora me he liberado de esa complejidad y puedo utilizar el material directamente desde el móvil".

"Synology Drive me ha salvado de situaciones donde los clientes requieren de archivos fundamentales que se encuentran en mi oficina mientras me encontraba trabajando en otra grabación. Desde la versión móvil y con un par de clics puede gestionar un enlace para que el cliente lo reciba en cuestión de minutos".

Otra de las grandes ventas es la reducción en las complejas y arriesgas transferencias de discos duros a través de correo ordinario, que podía ocasionar la pérdida o robo de toda la información, así como retrasos para llevar a cabo su trabajo "Con parte del equipo teníamos que pasar archivos a través de correo y ahora todos podemos trabajar a la vez de forma directa mejorando los ritmos de trabajo y los tiempos de entrega".

Celia también aclara como a impactando el NAS de Synology en su trabajo: "Synology nos ha dado un plus de profesionalidad en cuanto a la gestión de nuestros archivos y datos que resultan ser la clave de nuestro trabajo".

Finalmente, otro de los grandes beneficios que obtuvo es la edición de archivos directamente desde el NAS reduciendo el espacio del almacenamiento en local:" Tener un NAS de Synology con el sistema operativo de DSM que es muy sencillo de manejar es un salto cualitativo para mejorar los procesos de gestión de datos en empresas pequeñas".