Consola de administración de Synology Drive

La consola de administración de Synology Drive es un paquete que se instala automáticamente cuando descarga Synology Drive Server. Se ha diseñado para proporcionar una ubicación centralizada para que los administradores gestionen la configuración de sincronización y supervisen mejor las propiedades empresariales y los recursos almacenados en Synology Drive.

Para sincronizar datos entre diferentes dispositivos, designe un Synology NAS como servidor host e instale Synology Drive Server en él. Otros ordenadores, dispositivos móviles y dispositivos Synology NAS que se van a emparejar con el servidor host se denominan dispositivos cliente. La utilidad de escritorio, aplicación móvil y Synology Drive Server deben estar instalados en los dispositivos cliente respectivos.

Contenido

• Supervisar el estado del servidor
• Administración de conexiones cliente
• Administración de los archivos de la consola de administración de Synology Drive con File Station
• Registro
• Mis archivos del usuario
• Team Folder
• Administración de archivos en Synology Drive con el Explorador de versiones
• Configuración
• Activación de funciones avanzadas
• Configuración de Synology Office
• Para usuarios avanzados

Supervisar el estado del servidor

La página Visión general permite a los administradores obtener una visión general del uso del servidor, incluida la información sobre los clientes conectados, el desglose por tipo de cliente, la información de acceso a archivos y la tendencia de uso.

Información del dispositivo cliente ofrece información sobre el número total de clientes conectados y como un desglose por tipo de cliente. Esta información ayuda a los administradores a supervisar el estado de conexión y evaluar el uso de ancho de banda de cada dispositivo conectado.

Hora de la última conexión del cliente sincronizado clasifica los clientes sincronizados por hora de conexión con el estado de sincronización y emparejamiento de cada dispositivo. Haga clic en la flecha de la esquina superior derecha de la sección Información del dispositivo cliente para ir a la página Lista de clientes y administrar los clientes.

Archivos a los que más acceden los usuarios externos permite al administrador supervisar el estado de uso compartido de los archivos. En esta sección solo aparecen los archivos compartidos públicamente, lo que permite a los administradores tomar medidas rápidamente si la configuración de uso compartido de archivos confidenciales se ha establecido de forma incorrecta. El administrador puede optar por clasificar los archivos dentro de un periodo específico y mediante los recuentos de vista previa, los recuentos de descarga o ambos.

Tendencia de uso de paquetes muestra las tendencias de uso de tres tipos de datos: versiones de archivos, uso de base de datos y archivos de Synology Office.

• Versiones de archivos: versiones de archivos y archivos en las papeleras de reciclaje.
• Base de datos: metadata (configuración de uso compartido, etiquetas, etc.) y registros.
• Archivos de Synology Office: documentos, hojas de cálculo y diapositivas de Synology Office, y sus versiones históricas.

Administración de conexiones cliente

Lista de clientes le permite ver una lista de dispositivos cliente que se han configurado para sincronizar archivos con su Synology NAS mediante el servicio Synology Drive. Puede ver los nombres de los ordenadores cliente, los nombres de los dispositivos utilizados para la autorización del servicio, la versión de las aplicaciones cliente, las direcciones IP y el estado de sincronización entre Synology NAS y los clientes.

Para administrar las conexiones cliente, deberá realizar una de las siguientes acciones:

• Haga clic en Actualizar para actualizar la lista.
• Haga clic en Desvincular. En la ventana emergente, haga clic en Aceptar para finalizar la conexión del cliente.

Para finalizar una conexión de cliente y borrar datos de forma remota:

1. Seleccione un cliente de la lista. También puede escribir un nombre de dispositivo, nombre de usuario, versión o dirección IP en la barra de búsqueda de la esquina superior derecha de la ventana para buscar un cliente.
2. Haga clic en Desvincular para finalizar la conexión del cliente.
3. Al desvincular clientes, tiene la opción de borrar de forma remota los archivos sincronizados y anclados. Seleccione la casilla de verificación Borrar los archivos sincronizados en este dispositivo cuando esté conectado.
   • Al hacer clic en Aceptar, comenzará el borrado y verá el estado de limpieza en la columna Estado de la lista.
   • Una vez completado el borrado, la entrada se eliminará automáticamente de la lista.
   • Si el proceso de borrado está en curso o el cliente está desconectado, el estado aparecerá como Borrando datos… en color rojo.
   • Si el cliente está desconectado y no se puede completar el borrado, puede hacer clic en Eliminar para eliminar manualmente la entrada de la lista. El cliente se desvinculará y se cancelará el borrado remoto.

Administración de los archivos de la consola de administración de Synology Drive con File Station

Los archivos de Synology Drive se guardan en su carpeta "home" o las carpetas de equipo que se han habilitado en la consola de administración de Synology Drive. Puede explorar y descargar archivos históricos a través de versiones históricas en Synology Drive y File Station.

Para administrar archivos de Synology Drive:

1. Vaya a File Station y luego navegue hasta «home» o las carpetas compartidas.
2. Haga clic con el botón derecho en el archivo y elija Examinar versiones anteriores. Aquí puede ver y descargar las versiones anteriores del archivo.

Registro

La opción Registro le permite realizar un seguimiento de las acciones que han desarrollado los usuarios en un periodo específico. Puede ver todos los eventos o seleccionar una carpeta en el menú desplegable para ver los eventos por carpeta.

Para filtrar registros:

1. Haga clic en la flecha de la barra de búsqueda de la esquina superior derecha.
2. En el menú desplegable puede filtrar eventos por:
   • Palabra clave: introduzca palabras clave para buscar la ruta de archivo por esa palabra clave.
   • Usuario: escriba el nombre de cualquier usuario para encontrar eventos relacionados con el usuario.
   • Dirección IP: introduzca una dirección IP para buscar eventos relacionados con esa dirección IP.
   • Intervalo de fechas: elija entre Hoy, Ayer, Última semana, Último mes o Personalizar para introducir una fecha de inicio y una fecha de finalización para encontrar registros dentro de un intervalo de fechas específico.
   • Tipo: Seleccione el tipo de evento que desea ver en el menú desplegable. También puede seleccionar varios tipos diferentes de eventos de una sola vez.
3. Para restablecer el registro filtrado, haga clic en Restablecer y a continuación de nuevo en Buscar.

Para exportar registros:

1. Haga clic en el menú desplegable Todos los eventos y seleccione una carpeta compartida a la que desea exportar registros. Haga clic en Exportar y los registros se exportarán como un archivo CSV.¹
2. Los registros exportados se organizan en diferentes categorías y acciones. Consulte las tablas siguientes para obtener una descripción de los registros.

Estas son las categorías de datos que se incluyen en los archivos de registro exportados:

Tipos de acción de los registros exportados con los parámetros correspondientes:

Configuración de las reglas de eliminación de registros

Para configurar las reglas de eliminación de registros:

1. Vaya a Registro > Configuración.
2. Seleccione las siguientes opciones:
   • El número de registros es superior a: el servidor eliminará los registros cuando el número de registros supere este número.
   • La hora de registro es anterior a: el servidor eliminará los registros una vez que superen esta antigüedad.
3. Haga clic en Eliminar todos los registros si desea eliminar todos los registros.
4. Haga clic en Aplicar para guardar la configuración.

Mis archivos del usuario

Los administradores pueden habilitar/deshabilitar Mis archivos de los usuarios en Synology Drive habilitando/deshabilitando el servicio de inicio.

Para habilitar el servicio de inicio y Mis archivos del usuario:

1. Vaya a Panel de control > Usuario y grupo > Avanzado.
2. Seleccione Habilitar servicio de inicio de usuario.

Team Folder

Los administradores pueden habilitar o deshabilitar la sincronización de carpetas de equipo específicas en Synology Drive. Si una Team Folder tiene la sincronización habilitada, los usuarios con permisos de lectura y escritura para dicha carpeta pueden sincronizar tanto los archivos normales como los archivos de Synology Office que hay en ella.

Para habilitar la función de sincronización de la Team Folder:

1. Vaya a Carpeta de equipo.
2. Seleccione la Team Folder que desea habilitar y, a continuación, haga clic en Habilitar.
3. Introduzca un valor entre 1 y 32 en el campo Número máximo de versiones.
4. Seleccione una Política de rotación.
5. Seleccione Rotar versiones de forma regular y elija un marco temporal para la política de rotación regular.
6. Haga clic en Aceptar para guardar su configuración.

Administración de versiones históricas de carpetas de equipo

La consola de administración de Synology Drive guarda versiones históricas de cada archivo modificado, excepto de los archivos de Synology Office.

1. Vaya a Carpeta de equipo.
2. Seleccione la carpeta de equipo para la que desea editar las versiones históricas, haga clic en Configuracióny, a continuación, en Control de versiones.
3. Introduzca un valor entre 1 y 32 en el campo Número máximo de versiones.
4. Seleccione una Política de rotación.
5. Seleccione Rotar versiones de forma regular y elija un marco temporal para la política de rotación regular.
6. Haga clic en Aceptar para guardar su configuración.

Administración de la seguridad de carpetas de equipo

En la Consola de administración de Synology Drive, los administradores pueden restringir la capacidad de los usuarios que no son administradores para descargar archivos a través de la interfaz de usuario, así como habilitar marcas de agua para evitar fugas de datos.

Restringir descargas

La habilitación de Restringir la descarga de archivos para carpetas específicas restringirá a los usuarios que no sean administradores de las siguientes maneras:

• No se pueden descargar archivos de estas carpetas.
• No se pueden copiar o mover archivos a otras carpetas que permitan la descarga de archivos.
• No se puede crear la sincronización de archivos bidireccional con estas carpetas.
• Solo se puede crear una carga unidireccional con carpetas que restrinjan las descargas, pero no se permite la descarga.

Para restringir la descarga de archivos:

1. Vaya a Carpeta del equipo.
2. Seleccione Mis archivos o la carpeta de equipo para la que desea activar la restricción de descargas.
3. Haga clic en Configuración > Seguridad.
4. Seleccione Restringir la descarga de archivos.
5. Haga clic en Aceptar.

Marca de agua

Cuando la marca de agua está habilitada, los usuarios con distintos niveles de permisos tienen diferentes capacidades de vista previa, edición y descarga.

• Todos los usuarios verán la marca de agua al obtener una vista previa del archivo, independientemente de la función del usuario.
• Los usuarios con permisos de lectura/escritura tienen la capacidad de:
  • realizar cambios en los archivos con marca de agua;
  • descargar el archivo original y realizar cambios.
• Los usuarios con permisos de Solo lectura tienen la capacidad de:
  • descargar una versión con marca de agua del archivo.

Las tablas siguientes detallan cómo se gestionan las distintas acciones para los distintos roles de usuario. Tenga en cuenta que el permiso de usuario de Synology Drive anula el permiso de usuario de Windows ACL en el nivel de archivo.

Para agregar marcas de agua a archivos:

1. Vaya a Carpeta del equipo.
2. Seleccione Mis archivos o la carpeta de equipo para la que desea habilitar las marcas de agua.
3. Haga clic en Configuración > Seguridad.
4. Seleccione Habilitar marca de agua.
5. Personalice las opciones Texto, Color de fuente, Ángulo y Transparencia. Decida si desea repetir la marca de agua y obtener una vista previa de la configuración de la marca de agua.
6. Haga clic en Aceptar.

Administración de archivos en Synology Drive con el Explorador de versiones

El Explorador de versiones permite a los administradores ver y administrar las versiones anteriores de archivos modificados o eliminados en carpetas sincronizadas. Los administradores pueden ver el historial de datos seleccionando una fecha y hora específicas, lo que permite la restauración de datos en un momento específico.

Para administrar las versiones históricas de todos los archivos en Synology Drive:

El Explorador de versiones de la consola de administración de Synology Drive permite a los administradores recuperar las versiones anteriores de archivos y carpetas en Mis archivos de los usuarios y en Carpeta de equipo en Synology Drive.

1. En Team Folder, haga clic en Explorador de versiones para iniciarlo.
2. Puede examinar los archivos de las carpetas Mis archivos o la Carpeta de equipo de diferentes usuarios en distintos puntos históricos especificando una fecha y una hora.
3. Haga clic en Cambiar en la esquina superior derecha para cambiar la identidad de visualización.
4. Seleccione Mostrar archivos eliminados para que los archivos eliminados sean visibles en el Explorador de versiones.
5. Elija un archivo o una carpeta y haga clic en uno de los botones siguientes:
   • Examinar versiones anteriores: permite ver, descargar o restaurar versiones anteriores del archivo elegido.
   • Restaurar: recupere el archivo o la carpeta a un momento específico.
   • Descargar: descargue el archivo o carpeta.
6. Haga clic en Más y elija una de las siguientes opciones del menú desplegable:
   • Copiar a...: recupere este archivo o carpeta al momento especificado y copie el resultado en una carpeta determinada.
   • Eliminar permanentemente: elimina un archivo del historial de versiones. Tenga en cuenta que el archivo se eliminará permanentemente y no se podrá recuperar.

Configuración

Los administradores pueden personalizar y ajustar la configuración de sincronización en función de los perfiles de usuario, reglas de rotación de registros y ubicación de la base de datos en la página Configuración.

Administración del uso de paquetes

Para especificar las ubicaciones de la base de datos y los archivos de Synology Office:

1. Vaya a Configuración > General. En Uso de paquetes, seleccione un volumen en el menú desplegable Ubicación.
2. Haga clic en Aplicar para guardar la configuración.

Para comprobar el uso del espacio de la base de datos:

1. Vaya a Configuración > General. En Uso de paquetes, haga clic en Calcular para calcular el uso del paquete de Synology Drive en tiempo real.
2. Haga clic en Cancelar para cancelar el cálculo.

Vaciar papeleras de reciclaje

Para vaciar las papeleras de reciclaje de las carpetas de equipo:

• Vaya a Configuración > General. En Vaciar papelera de reciclaje, haga clic en Vaciar ahora para limpiar todos los archivos de las papeleras de reciclaje de Mis archivos y Carpeta de equipo del usuario.

Para configurar un programa regular para vaciar las papeleras de reciclaje de las carpetas de equipo:

• Vaya a Configuración > General. En Vaciar papeleras de reciclaje, seleccione Vaciar papeleras de reciclaje regularmente y haga clic en Configuración para configurar un programa de vaciado regular.

Ajuste de la opción de indexación de contenidos

Para ajustar la opción de indexación de contenidos:

1. Vaya a Configuración > General. En Indexación de contenido, marque la casilla de verificación para habilitar la indexación de contenido para Mis archivos o Carpeta de equipo de los usuarios recién agregados en Synology Drive.
2. Haga clic en Configuración de indexación personalizada para editar las carpetas de indexación y el ámbito de los archivos de Synology Drive.

Ancho de banda de C2 Storage para Hybrid Share

Puede acceder a los archivos de las carpetas Hybrid Share directamente desde C2 Storage mientras se conecta a Synology Drive a través de Internet. Marque la casilla de verificación si desea reducir el ancho de banda de red de Synology NAS aprovechando el ancho de banda de C2. Obtenga más información acerca de Hybrid Share y C2 Storage.

Mejora del rendimiento del sistema

Para mejorar el rendimiento del sistema con memoria no utilizada:

1. Vaya a Configuración > General. En Rendimiento, marque la casilla de verificación para utilizar la memoria del sistema no utilizada como caché de la base de datos para mejorar el rendimiento.
2. Introduzca el porcentaje que desea reservar para otras aplicaciones.

Configuración del servicio de notificación de correo electrónico

Para configurar los servicios de notificación por correo electrónico, vaya a Configuración > General. En Servicio de notificación por correo electrónico, haga clic en Configurar.

Cambio del nombre de visualización de los usuarios

Para cambiar el nombre de visualización, vaya a Configuración > General. En Nombre de visualización, seleccione cómo se mostrarán los nombres de usuario de DSM.

Gestión del acceso a archivos para usuarios que no son administradores

Para ahorrar recursos del servidor y reducir la carga, los administradores pueden restringir a los usuarios que no sean administradores la sincronización o copia de seguridad de los datos en el Synology Drive Server. Para aplicar esta restricción, vaya a Configuración > General. En Gestione el acceso a archivos para usuarios que no son administradores, anule la selección de Permitir sincronización y copia de seguridad de datos.

Los usuarios que no sean administradores ya no tendrán acceso a las siguientes funciones:

• Portal web de Synology Drive: la opción Obtener aplicaciones de escritorio y móviles en el portal web.
• Synology Drive Client: crear tareas de sincronización o copia de seguridad.
• Aplicación móvil Synology Drive: crear tareas de sincronización o copia de seguridad. Sin embargo, los usuarios que no son administradores pueden seguir utilizando la aplicación para examinar y administrar los archivos existentes.
• Synology Drive ShareSync: crear tareas de sincronización o copia de seguridad.

Conservación de los archivos creados por usuarios eliminados

En situaciones en las que se va a eliminar una cuenta de usuario (por ejemplo, cuando un empleado deja la empresa), los administradores pueden utilizar Transferencia de propiedad de archivos para transferir todos los archivos de Mis archivos a un usuario activo.

1. Vaya a Configuración > General. En Transferencia de propiedad de archivos, introduzca los nombres de usuario de y a los que desea transferir los archivos. Aparecerá una lista de autocompletar al comenzar a escribir.
2. Haga clic en Transferir archivos para iniciar la transferencia.

Administración de perfiles de sincronización

Los administradores pueden configurar distintos perfiles de sincronización para cada usuario y usar esta función para ajustar con más precisión los privilegios de usuario.

Para administrar comportamientos y privilegios de sincronización detallados:

1. Vaya a Configuración > Perfiles de sincronización del usuario y haga clic en Crear.
2. En la pestaña Filtro, asigne un nombre al perfil de sincronización. Asegúrese de que los tamaños y tipos de archivo seleccionados son los que desea sincronizar.
3. Vaya a la pestaña Usuario aplicado y marque la casilla de verificación situada junto a los usuarios que desea agregar a su perfil de sincronización.
4. Haga clic en Aplicar para guardar la configuración.

Administración de permisos de uso compartido

Para administrar la configuración de uso compartido de archivos para usuarios que no son administradores, vaya a Configuración > Compartir > Configuración de uso compartido para usuarios que no sean administradores.

Para conceder el uso compartido de archivos:

El administrador puede seleccionar Permitir uso compartido de archivos para conceder permisos de uso compartido a usuarios que no sean administradores. El administrador también puede definir cómo pueden compartir archivos los usuarios que no son administradores a través de vínculos internos, invitando a usuarios o grupos de DSM, o ambos.

Para permitir el uso público compartido:

El administrador puede seleccionar Permitir uso público compartido para conceder a los usuarios que no sean administradores permisos para compartir archivos con usuarios externos. Con esta opción habilitada, el administrador puede conceder permisos de uso público compartido a usuarios específicos, así como aplicar reglas de protección con contraseña o fecha de caducidad para reforzar el nivel de seguridad de estos vínculos.

Para permitir el envío de enlaces por correo electrónico:

El administrador puede seleccionar Permitir el envío de enlaces por correo electrónico para autorizar a los usuarios que no son administradores a compartir archivos o carpetas a través de cuentas de correo electrónico configuradas.

Informe de enlaces de compartir

Para auditar el estado general de los vínculos de uso compartido, el administrador puede exportar una lista actual de vínculos de uso compartido. En el informe se incluyen los siguientes campos:

• Vínculo de uso compartido
• Nombre de elemento: nombre del archivo o carpeta que se está compartiendo
• Ruta de archivo
• Privacidad: interno o público y el tipo de permiso
• Invitado: los nombres de los usuarios con los que se comparte este vínculo y sus respectivas funciones de permisos
• Contraseña: si el vínculo de uso compartido está protegido por contraseña
• Caducidad: la fecha y la hora de caducidad si el vínculo se ha establecido con una caducidad
• Último modificador: usuario que modificó por última vez el archivo o la carpeta
• Hora de modificación: hora de la última modificación del archivo o la carpeta

Para exportar el informe de enlaces de uso compartido:

1. Vaya a Configuración > Compartir > Informe de enlaces de compartir.
2. Haga clic en Exportar.
3. Seleccione el formato (HTML o CSV) en el que desea ver el informe.
4. Seleccione una carpeta de destino en el Synology NAS para guardar el informe exportado.
5. Seleccione las carpetas cuyos enlaces de compartir desea exportar. Puede hacer clic en la flecha para limitar la selección de carpetas.
6. Haga clic en Exportar. Este proceso puede llevar un tiempo dependiendo del tamaño de los vínculos de uso compartido. Se ejecutará en segundo plano y se le informará a través de una notificación de escritorio de DSM una vez que se haya completado.

Personalización del enlace de compartir

Para forzar el uso de HTTPS:

• Vaya a Configuración > Compartir. En Personalizar enlace de compartir, seleccione Forzar el uso de HTTPS en los enlaces de uso compartido generados para que todos los enlaces generados recientemente estén en formato HTTPS para mayor seguridad.

Para habilitar la personalización del enlace de compartir:

1. Vaya a Configuración > Compartir. En Personalizar enlace de compartir, seleccione Activar la personalización de enlaces compartidos y seleccione los dominios disponibles en el menú desplegable Dominio para generar enlaces de compartir.
2. Si desea personalizar su propio dominio para los enlaces de compartir, puede seleccionar Personalizado en el menú desplegable anterior y rellenar el dominio deseado en el campo Dominio personalizado.
3. Haga clic en Aplicar para guardar la configuración.

Activación de funciones avanzadas

Synology Drive ofrece funciones avanzadas para mejorar las medidas de seguridad y la experiencia del usuario.

Activación con conexión a Internet

Si ha iniciado sesión en un Synology NAS con acceso a Internet, siga estos pasos para activar las funciones:

1. Vaya a Funciones avanzadas y haga clic en Activar.
2. Lea la Declaración de privacidad y seleccione la casilla de verificación para aceptarla. Haga clic en Siguiente.
3. Inicie sesión en su Cuenta Synology.
4. Haga clic en Aceptar para empezar a utilizar las funciones avanzadas.

Activación sin conexión a Internet

Si ha iniciado sesión en un Synology NAS sin conexión a Internet, necesitará otro dispositivo con conexión a Internet para activar las funciones. Una vez que tenga un dispositivo listo, siga estos pasos:

1. Vaya a Funciones avanzadas y haga clic en el enlace ¿No hay conexión de red?
2. Lea la descripción de la ventana Activación sin conexión.
3. En un dispositivo conectado a Internet, abra un navegador e introduzca la URL que se muestra en la ventana Activación sin conexión.
4. Lea la Declaración de privacidad y seleccione la casilla de verificación para aceptarla. Haga clic en Siguiente.
5. En el dispositivo, inicie sesión en su Cuenta Synology.
6. En el dispositivo, introduzca el ID de solicitud del ordenador. Haga clic en Obtener código de activación.
7. En la ventana Activación sin conexión del ordenador, introduzca el código en el campo Código de activación.
8. Haga clic en Aceptar para empezar a utilizar las funciones avanzadas.

Configuración de Synology Office

Synology Office ofrece colaboración de edición en tiempo real en documentos, diapositivas y hojas de cálculo. Después de actualizar a Synology Office 3.4 o una versión posterior, puede administrar la lista de tipos de fuentes y habilitar la opción de rotación de versiones en la Consola de administración de Synology Drive.

Para usuarios avanzados

Utilización de espacio de almacenamiento:

La consola de administración de Synology Drive mantiene versiones históricas de cada cambio que se produce en Synology Drive, por lo que puede restaurar fácilmente un archivo específico que se ha dañado o eliminado por accidente a una versión anterior. Estos datos históricos necesitarán almacenamiento adicional en su Synology NAS. Las versiones de un archivo se basan en la versión base del archivo. Para las versiones siguientes, solo se conservarán los datos diferentes entre las distintas versiones históricas del archivo.

Propiedades que se sincronizan realmente:

• La consola de administración de Synology Drive puede sincronizar completamente siete propiedades de archivos conocidas:
  • Datos de archivos
  • Atributos extendidos de Mac, como etiquetas y colores en macOS X
  • Bit de ejecución
  • Hora de última modificación
  • Permisos UNIX, incluidos los propietarios y los modos de archivos
  • Synology ACL
  • Privilegios de Team Folder
• Los clientes de distintas plataformas de sistema operativo tienen políticas diferentes:

Acción predeterminada para conflictos entre archivos:

Si dos usuarios realizan cambios en el mismo archivo al mismo tiempo, la consola de administración de Synology Drive compara la última hora de modificación de los dos clientes y conserva la versión más reciente.