Général
Création de fichiers Office
L'installation de Synology Office vous permet d'utiliser les fonctions suivantes dans Synology Drive :
- Créez des documents, des feuilles de calcul et des diapositives qui prennent en charge la collaboration en ligne entre plusieurs utilisateurs.
- Créez des documents, des feuilles de calcul et des diapositives chiffrés afin de protéger vos fichiers confidentiels.
Paramètres régionaux par défaut
Outre la langue d'affichage dans Synology Office, que vous pouvez sélectionner dans Paramètres > Affichage, vous pouvez modifier le formatage des chiffres, des devises et des dates en fonction de votre langue et de votre zone géographique lorsque vous travaillez avec des feuilles de calcul. Suivez les étapes ci-dessous pour modifier les paramètres régionaux par défaut des feuilles de calcul.
- Cliquez sur l'icône Compte > Paramètres > Synology Office > Paramètre régional par défaut.
- Le paramètre régional par défaut est identique à celui de votre navigateur. Sélectionnez un paramètre régional dans le menu déroulant pour modifier le paramètre régional par défaut.
- Cliquez sur OK.
Remarque :
- Si vous souhaitez régler les paramètres régionaux de la feuille de calcul actuelle, accédez à Fichier > Paramètres de la feuille de calcul et choisissez un paramètre régional dans le menu déroulant Régional.
Compatibilité des fichiers Synology Office avec les fichiers Microsoft
Pour convertir des fichiers Microsoft Office en fichiers Synology Office :
- Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier Microsoft.
- Cliquez sur l'option Convertir en fichier Office.
- Le fichier Microsoft Office est converti en un nouveau fichier Synology Office.
Formats de fichiers pris en charge pour la conversion :
- Document :
- .docx
- .odt, .rtf, .doc (Nous vous recommandons d'installer la Visionneuse de documents pour une meilleure compatibilité.)
- Feuille de calcul :
- .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .csv
- .xls, .xlt, .ods, .ots (Nous vous recommandons d'installer la Visionneuse de documents pour une meilleure compatibilité.)
- Diapositives :
- .pptx
- .odp, .ppt (Nous vous recommandons d'installer la Visionneuse de documents pour une meilleure compatibilité.)
Pour télécharger des fichiers Synology Office en tant que fichiers Microsoft Office :
Procédez de l'une des manières suivantes :
- cliquez avec le bouton droit de la souris sur un fichier Synology Office et sélectionnez Télécharger.
- Ouvrez un fichier, cliquez sur Fichier > Télécharger sous, puis sélectionnez le type de fichier souhaité.
Formats de fichiers pris en charge pour les téléchargements :
- Document :
- .docx
- .pdf (nécessite l'utilisation de navigateurs prenant en charge l'impression PDF)
- .odt (nécessite l'installation de la Visionneuse de documents)
- SpreadSheet :
- .xlsx, .pdf, .csv
- .ods (nécessite l'installation de la Visionneuse de documents)
- Diapositives :
- .pptx
- .pdf (nécessite l'utilisation de navigateurs prenant en charge l'impression PDF)
- .odp (nécessite l'installation de la Visionneuse de documents)
Remarque :
- Seuls les formats (c'est-à-dire, la taille de la police, la couleur du texte, les commentaires, les hyperliens, les types de graphiques) pris en charge par Synology Office sont convertis.
Gestion des modèles
Le paquet Synology Office vous offre toute une gamme de modèles intégrés, avec lesquels tous les utilisateurs peuvent créer des fichiers mais pour lesquels ils ne sont pas autorisés à effectuer des modifications, des partages, des suppressions ou des changements de nom. Toutefois, les utilisateurs peuvent également créer leurs propres modèles personnalisés, qu'ils peuvent modifier, partager, supprimer, renommer et publier. Pour accéder à la page des modèles, cliquez sur Fichier > Nouveau fichier > À partir d'un modèle.
Pour créer un modèle personnalisé :
- Ouvrez un fichier que vous souhaiteriez enregistrer comme modèle.
- Ouvrez le menu Fichier et cliquez sur Enregistrer comme modèle.
- Spécifiez le nom du modèle.
Remarque :
- Les anciennes versions et les paramètres de chiffrement du fichier d'origine ne seront pas enregistrés dans le modèle, ni les commentaires et les révisions.
Pour partager un modèle :
Cliquez sur l'icône Partager dans la barre d'outils. Sélectionnez la personne avec laquelle vous souhaitez partager le modèle et le type d'autorisation à accorder. Une fois le modèle partagé, les utilisateurs autorisés peuvent l'afficher en cliquant sur + > À partir d'un modèle dans le portail de Synology Drive ou sur Fichier > Nouveau fichier > À partir d'un modèle dans l'éditeur de Synology Office.
Vous pouvez partager votre modèle avec :
- Utilisateur : pour que certains utilisateurs puissent accéder à votre modèle.
- Groupe : pour que les utilisateurs de groupes spécifiques puissent accéder à votre modèle.
- Interne : pour que les utilisateurs internes qui ont accès à Synology Drive puissent accéder à votre modèle.
Les types d'autorisations pour le partage de modèle comprennent :
- Modifier : les utilisateurs disposant d'une autorisation de modification peuvent modifier, partager, supprimer et renommer votre modèle.
- Afficher : les utilisateurs disposant d'une autorisation d'affichage ne peuvent que créer de nouveaux fichiers avec votre modèle.
Remarque :
- Les utilisateurs disposant de privilèges d'administration peuvent gérer tous les modèles.
Pour partager l'URL d'un modèle :
Pour partager votre modèle via une URL, cliquez sur l'icône Partager dans la barre d'outils, copiez le lien de partage du modèle et envoyez-le à toute personne avec laquelle vous souhaitez partager le modèle.
Après avoir reçu et ouvert le lien :
- Les utilisateurs disposant de l'autorisation Afficher sont redirigés vers le mode Affichage.
- Les utilisateurs disposant de l'autorisation Modifier sont également redirigés vers le mode Affichage, mais peuvent également basculer en mode Édition.
- Les utilisateurs ne disposant pas d'autorisation sont redirigés vers la page Demander l'accès.
Utilisation des modèles
Pour les modèles intégrés, vous pouvez seulement afficher créer des fichiers avec ceux-ci à partir de la page des modèles. Comme pour les modèles partagés avec vous par d'autres utilisateurs, vous pouvez afficher et créer des fichiers avec un modèle dont vous possédez l'autorisation d'affichage, alors que pour un modèle pour lequel vous êtes autorisé à procéder à des modifications, vous pouvez renommer, supprimer, modifier et publier ce dernier. Pour plus de détails, reportez-vous ci-dessous :
Pour modifier et publier un modèle :
- Modifiez vos modèles comme tout autre fichier ordinaire.
- Une fois la modification terminée, publiez le modèle pour vous assurer que les utilisateurs qui créent des fichiers à l'aide du modèle utiliseront la version finalisée.
Remarque :
- Lorsqu'un fichier est enregistré comme modèle, le système estime qu'il est déjà publié.
- Lors de l'accès à un modèle via son URL, les utilisateurs peuvent voir la version du modèle la plus récemment publiée au lieu de celle qui est encore en cours d'édition.
- Les commentaires, révisions et l'historique des versions d'un modèle ne sont pas enregistrés dans les fichiers qui sont créés avec celui-ci.
Rechercher et remplacer
Pour rechercher et remplacer un terme :
- Cliquez sur le menu Modifier > Rechercher et remplacer ou appuyez simplement sur Ctrl + F.
- Saisissez un terme dans le champ de recherche. Toutes les occurrences du terme sont mises en surbrillance.
- Si plusieurs résultats sont trouvés, vous pouvez basculer entre le précédent et le suivant à l'aide des touches fléchées gauche et droite.
- Cliquez sur Plus d'options pour accéder aux options avancées suivantes :
- Disponibles dans Document, SpreadSheet et Diapositives
- Faire correspondre la casse : recherche sensible à la casse.
- Rechercher à l'aide d'expressions régulières : recherche à l'aide d'un modèle de chaîne. Pour découvrir la liste des expressions régulières courantes, reportez-vous à la section Remarque ci-dessous.
- Disponibles dans SpreadSheet uniquement
- Faire correspondre la totalité du contenu de la cellule : recherche de cellules qui correspondent exactement.
- Rechercher également dans les formules, mais ignorer les résultats des formules : recherche dans la formule de cellule mais pas les résultats de la formule.
- Disponibles dans Document, SpreadSheet et Diapositives
- Pour remplacer un terme, cliquez sur Plus d'options, saisissez le nouveau texte dans le champ Remplacer par et procédez de l'une des manières suivantes :
- Cliquez sur Remplacer pour remplacer une seule occurrence du terme.
- Cliquez sur Remplacer tout pour remplacer toutes les occurrences du terme.
Remarque : la fonction de remplacement par un groupe de capture n'est prise en charge que dans SpreadSheet. Utilisez « $(number) » dans le champ de remplacement pour référencer le groupe de capture dans la séquence correspondante.
Remarque :
Le tableau ci-dessous répertorie la liste des expressions régulières courantes et donne des exemples d'utilisation.
| Expression | Utilisation | Exemple | Correspondance | Pas de correspondance |
|---|---|---|---|---|
| . | Utilisez « . » pour remplacer n'importe quel caractère à un emplacement donné afin de rechercher des mots qui correspondent à ce critère. | c..t | chat, cent | ct, caat |
| * | Ajoutez « * » après un caractère pour rechercher des mots dans lesquels le caractère apparaît 0 fois ou plus. | co*l | cl, col, cool | coul, cOl |
| + | Ajoutez le signe « + » après un caractère pour rechercher des mots dans lesquels le caractère apparaît 1 fois ou plus. | an+ | an, année, antenne | ae, anse |
| ^ | Ajoutez « ^ » au début d'une expression régulière pour rechercher les mots commençant par le ou les caractères spécifiés.1 | ^pu | publicité, publication | panneau, une publication |
| $ | Ajoutez « $ » à la fin d'une expression régulière pour rechercher les mots qui se terminent par le ou les caractères spécifiés.1 | tion$ | position, station | stations, ratio |
| ? | Ajoutez « ? » pour indiquer que le caractère précédent est facultatif. | ce?s | cs, ces | cees, cls |
| \s | Remplacez un espace par « \s » pour rechercher les mots constitués d'un espace (espace, onglet, saut de page, saut de ligne) à l'emplacement spécifié. | p\st | p t, p[ctrl+entrée]t | pt, pot |
| \d | Utilisez « \d » pour rechercher des mots composés d'un chiffre à l'emplacement spécifié. | l\ds | l1s, l3s | las, l1as |
| {A,B} | Ajoutez« {A,B} » après un caractère pour rechercher des mots dans lesquels ce caractère apparaît plusieurs fois entre A et B. A et B doivent être des entiers positifs et 0. | co{1,2}l | col, cool | cl, cooool |
| [ab] | Utilisez « [ab] » pour rechercher des mots composés du ou des caractères spécifiés à l'emplacement spécifié. | n[ui]é | nué, nié | noé, nuité |
| [^ab] | Utilisez « [^ab] » pour rechercher des mots qui n'incluent pas le ou les caractères spécifiés à l'emplacement spécifié. | b[^ai]s | bus, bEs, bds | bas, bis, biais |
| [A-z], [A-Z], [1-9] | Utilisez « [a-z] », « [A-Z] » ou « [1-9] » pour rechercher des mots qui incluent l'un des caractères spécifiés dans la plage indiquée, y compris des lettres majuscules ou minuscules, des chiffres ou une combinaison des caractères indiqués ci-dessus (par exemple, [A-Za-z1-9]). | s[a-p]c | sac, sfc, suc | sapc, s1c |
- Disponibles dans SpreadSheet uniquement.
Sélecteur de couleur
Le sélecteur de couleur vous permet de copier n'importe quelle couleur à partir du navigateur actuel et de l'appliquer afin de maintenir un aspect cohérent dans tout le fichier.
Pour utiliser le sélecteur de couleur :
- Cliquez sur le triangle qui pointe vers le bas, situé en regard de n'importe quel sélecteur de couleur (par exemple, la couleur du texte ou la couleur d'arrière-plan), puis cliquez sur Sélecteur de couleur. Votre curseur se transforme alors en pipette.
- Utilisez la pipette pour cliquer sur la couleur que vous souhaitez copier. La couleur est maintenant enregistrée en tant que couleur récente.
- Appliquez la couleur copiée au texte ou à l'objet souhaité.
Remarque :
- Le sélecteur de couleur n'est disponible que si vous avez installé Synology Office Extension.
- La pipette n'est disponible que sur Chrome et Microsoft Edge (Chromium).
Mode immersif
Le Mode immersif masque le menu et la barre d'outils, ce qui vous permet de vous concentrer sur vos documents sans être distrait.
Pour masquer le menu :
- Cliquez sur l'icône du Mode immersif dans le coin droit de la barre d'outils.
- Sélectionnez Masquer la barre de menu.
Pour masquer le menu et la barre d'outils :
- Cliquez sur l'icône du Mode immersif dans le coin droit de la barre d'outils.
- Sélectionnez Masquer le menu et les barres d'outils.
Pour afficher le menu :
- Cliquez sur l'icône du Mode immersif dans le coin droit de la barre d'outils.
- Désélectionnez Masquer la barre de menu.
Pour afficher le menu et la barre d'outils, effectuez l'une des opérations suivantes :
- Appuyez sur Échap.
- Effectuez un clic droit et sélectionnez Afficher le menu et les barres d'outils.
Remarque :
- Synology Office mémorise votre mode d'affichage le plus récent. Votre fichier apparaîtra dans le mode d'affichage la prochaine fois que vous l'ouvrirez.
- Toute modification apportée à votre mode d'affichage n'affectera pas l'affichage du même fichier par d'autres utilisateurs.
Gestion des versions de fichier
Lorsque vous travaillez sur vos fichiers dans Synology Office, les versions sont automatiquement et régulièrement sauvegardées sur le serveur, de sorte que vous n'avez pas à vous inquiéter d'une perte d'informations si vous fermez un fichier sans l'enregistrer. L'historique complet des versions de chaque fichier est enregistré, y compris l'heure de la dernière modification et les utilisateurs qui ont apporté des modifications au fichier.
Pour restaurer ou copier une version de fichier :
- Ouvrez un fichier.
- Cliquez sur l'icône Afficher l'historique dans la barre latérale de gauche. Vous pouvez alors voir une liste des anciennes versions dans la fenêtre principale, à droite.
- Cliquez sur une version dans la liste et un aperçu de cette version s'affiche dans la fenêtre principale. Passez du mode Masquer l'enregistrement au mode Afficher l'enregistrement pour mettre en relief les différences entre les versions.
- Vous pouvez cliquer sur l'icône Plus à droite d'une version sans nom et sélectionner Nommer la version pour lui attribuer un nom.
- Vous pouvez également cliquer sur l'icône Plus à droite d'une version nommée et sélectionner Renommer ou Supprimer le nom pour attribuer un nouveau nom ou supprimer le nom de la version.
- Cliquez sur Restaurer dans le coin inférieur droit pour restaurer le fichier vers la version sélectionnée, laquelle écrasera la version actuelle. Vous pouvez également cliquer sur Faire une copie pour enregistrer la version sélectionnée dans un fichier distinct.
Remarque :
- Si vous n'avez pas activé la rotation des versions pour Synology Office, le nombre d'anciennes versions n'est pas limité.
- Synology Office crée une nouvelle ancienne version dans les situations suivantes :
- Lorsque les modifications apportées à un fichier incluent un certain nombre de commandes. Veuillez noter qu'une action peut comprendre plusieurs commandes et que le nombre de commandes est réinitialisé lors de la création d'une ancienne version.
- Pour un document, lorsque les modifications incluent 1 000 commandes.
- Pour une feuille de calcul, lorsque les modifications incluent 100 commandes.
- Pour des diapositives, lorsque les modifications incluent 1 000 commandes.
- Dix minutes après que Synology Office a reçu la première commande.
- Après que vous avez téléchargé, supprimé, créé une copie ou restauré un fichier par une ancienne version.
- Lorsque vous cliquez sur Fichier > Historique des versions > Nommer la version actuelle pour nommer la version actuelle de votre fichier.
- Lorsque les modifications apportées à un fichier incluent un certain nombre de commandes. Veuillez noter qu'une action peut comprendre plusieurs commandes et que le nombre de commandes est réinitialisé lors de la création d'une ancienne version.
Chiffrement des fichiers
Vous pouvez ajouter une protection par mot de passe à des fichiers confidentiels, lorsque vous créez un fichier ou par la suite.
Pour créer un nouveau fichier avec chiffrement :
- Cliquez sur Fichier > Nouveau fichier chiffré.
- Sélectionnez Document, SpreadSheet ou Diapositives.
- Saisissez et confirmez le mot de passe, puis cliquez sur OK. Le fichier chiffré est ouvert dans un nouvel onglet.
Remarque :
- Le titre d'un fichier chiffré est encore visible par d'autres utilisateurs.
Pour ajouter un chiffrement à un fichier existant :
- Cliquez sur l'icône Chiffrer, dans la barre latérale de gauche, après avoir ouvert un fichier.
- Vous pouvez modifier le titre si nécessaire.
- Saisissez un mot de passe dans le champ Mot de passe.
- Saisissez à nouveau le mot de passe dans le champ Confirmer le mot de passe.
Remarque :
Les données suivantes ne sont pas conservées dans le fichier chiffré :
- Étiquettes
- Autorisation de partage
- Étoile
- Anciennes versions
Pour modifier le mot de passe d'un fichier chiffré :
- Cliquez sur l'icône Chiffrer, dans la barre latérale de gauche, après avoir ouvert un fichier.
- Sélectionnez Modifier le mot de passe.
- Saisissez le mot de passe actuel dans le champ Mot de passe.
- Saisissez le nouveau mot de passe dans le champ Nouveau mot de passe.
- Saisissez à nouveau le mot de passe dans le champ Confirmer le mot de passe.
- Cliquez sur OK.
Pour créer une copie non chiffrée d'un fichier chiffré :
- Cliquez sur l'icône Chiffrer, dans la barre latérale de gauche, après avoir ouvert un fichier.
- Sélectionnez Créer une copie non chiffrée.
- Saisissez le mot de passe dans le champ Mot de passe.
- Cliquez sur OK.
Partage de fichiers Synology Office
Vous pouvez choisir d'accorder une autorisation d'affichage, d'édition, de commentaire ou de gestion à d'autres groupes ou utilisateurs de DSM. Une fois un fichier partagé, les invités accepteront les notifications.
Pour partager des fichiers avec d'autres utilisateurs :
Cliquez sur Fichier > Partager. Sélectionnez l'onglet Autorisation, puis l'une des options ci-dessous dans le menu déroulant Paramètres de confidentialité.
- Privé - Seuls les invités peuvent accéder
- Interne - Toute personne avec un compte peut effectuer une consultation/modification
Les comptes que vous avez invités et figurant dans la liste, indiquée en dessous, peuvent accéder à l'élément en fonction des autorisations correspondantes dont ils disposent.
Tous les comptes disposant d'une autorisation d'accès à Synology Drive sur ce Synology NAS peuvent accéder à l'élément lorsqu'ils sont connectés.
Pour créer un lien de partage public, reportez-vous à la section Pour partager des fichiers avec toute personne disposant d'un lien public.
Lorsque vous accordez aux utilisateurs l'autorisation nécessaire pour consulter le contenu de fichiers dans Paramètres de confidentialité, vous pouvez décocher la case Options d'autorisation de téléchargement ou de copie pour éviter que le contenu de fichiers sensibles ne soit facilement copié ou partagé avec d'autres utilisateurs.
Remarque :
- Si vous décochez la case Options d'autorisation de téléchargement ou de copie, les utilisateurs ne peuvent alors plus télécharger, imprimer ou copier votre contenu à partir de l'interface utilisateur. Toutefois, gardez à l'esprit que les navigateurs Web sont naturellement conçus pour télécharger des données afin de présenter du contenu. Ainsi, il est possible que les utilisateurs ayant des compétences plus techniques puissent encore contourner la mesure de protection.
Pour inviter des comptes :
- Dans le champ Utilisateur/groupe, saisissez un nom d'utilisateur ou de groupe DSM. Une liste de saisie semi-automatique de noms d'utilisateurs ou de groupes s'affiche lorsque vous commencez à saisir.
- Dans le menu déroulant, indiquez si vous souhaitez autoriser cet utilisateur ou ce groupe à afficher, modifier ou uniquement commenter cet élément.
- Cliquez sur le bouton + pour partager cet élément avec cet utilisateur ou ce groupe. Vous pouvez activer plusieurs utilisateurs ou groupes.
- Cliquez sur OK.
Pour partager des fichiers avec toute personne disposant d'un lien public :
Synology Office prend en charge les protections par mot de passe et expiration pour les liens de partage public dans l'onglet Lien public.
- Cliquez sur Fichier > Obtenir le lien ou sur l'icône Obtenir le lien dans la barre latérale de gauche et cliquez sur Paramètres de partage.
- Dans l'onglet Lien public, sélectionnez la case correspondante pour créer un lien public pour cet élément.
- Dans le menu déroulant Paramètres de confidentialité, indiquez si vous souhaitez que les personnes disposant de ce lien puissent consulter ou modifier cet élément ou le commenter.
- Lorsque vous sélectionnez une autorisation de consultation dans Paramètres de confidentialité, vous pouvez décocher la case Options d'autorisation de téléchargement ou de copie pour éviter que le contenu de fichiers sensibles ne soit facilement copié ou partagé avec d'autres utilisateurs.
- Sélectionnez la case sous Protection par mot de passe pour ajouter une protection par mot de passe à ce lien de partage, et saisissez le mot de passe dans le champ de texte. Vous pouvez afficher le mot de passe en cliquant sur
. - Sélectionnez la case dans Expiration du lien pour définir une date d'expiration pour ce lien de partage. Saisissez la date ou cliquez sur
pour configurer la date. - Cliquez sur Enregistrer.
Remarque :
- Vous pouvez partager des fichiers uniquement avec les utilisateurs et les groupes de DSM disposant d'une autorisation d'accès à Synology Drive et Synology Office. Vous pouvez octroyer une autorisation à un utilisateur ou groupe particulier dans Panneau de configuration > Utilisateur et groupe.
- En cas de divergence entre l'autorisation de partage de lien et l'autorisation accordée directement à un compte, la restriction d'autorisation la plus souple est appliquée.
- Les utilisateurs détenant le rôle de Gestionnaire disposent des mêmes paramètres d'autorisation de lien de fichier que le propriétaire, ainsi que la possibilité de modifier les paramètres de lien de fichier pour d'autres utilisateurs.
Pour obtenir les liens de fichiers :
- Cliquez sur l'icône Obtenir le lien, dans la barre latérale de gauche, après avoir ouvert un fichier.
- Cliquez sur l'icône du presse-papiers pour copier le lien du fichier et le partager avec d'autres personnes.
Remarque :
- Seuls les utilisateurs disposant de l'autorisation Gestionnaire sont autorisés à modifier les paramètres de liens et à obtenir les liens publics des fichiers.
Sauvegarde et restauration
Grâce à Hyper Backup, vous pouvez sauvegarder Synology Office sur des destinations locales ou distantes et rétablir les paramètres et les données du paquet à un moment précis dans le passé. Vous devez sauvegarder simultanément Synology Drive et Synology Office car les fichiers Synology Office sont gérés dans Synology Drive. Pour plus d'informations, accédez à Aide de Synology Drive > Sauvegarde et restauration.