Generale
Creazione di file Office
L’installazione di Synology Office consente di utilizzare le seguenti funzioni in Synology Drive:
- Creare documenti, spreadsheet e diapositive che supportano la collaborazioni online di più utenti.
- Creare documenti crittati, spreadsheet e diapositive sulla protezione di file privati.
Impostazioni locali predefinite
In aggiunta alla lingua di visualizzazione di Synology Office, selezionabile in Impostazioni > Visualizza, è possibile anche modificare la formattazione di numeri, valute e date negli spreadsheet in base alla propria lingua e regione geografica. Seguire i passi successivi per cambiare l'impostazione locale predefinita per tutti gli spreadsheet.
- Fare clic sull'icona Account > Impostazioni > Synology Office > Impostazioni locali predefinite.
- Le impostazioni locali predefinite sono uguali alle impostazioni locali del browser. Selezionare un'impostazione locale dal menu a discesa per modificare le impostazioni locali predefinite.
- Fare clic su OK.
Nota:
- per regolare le impostazioni locali dello spreadsheet corrente, aprire il menu File > Impostazioni spreadsheet e scegliere un'impostazione dal menu a discesa Impostazioni locali.
Compatibilità dei file Synology Office con i file Microsoft
Per convertire i file Microsoft Office in file Synology Office:
- Fare clic con il pulsante destro del mouse su un file Microsoft.
- Fare clic sull'opzione Converti in file Office.
- Il file Microsoft Office sarà convertito in un nuovo file Synology Office.
Formati di file supportati per la conversione:
- Documento:
- .docx
- .odt, .rtf, .doc (si consiglia di installare Visualizzatore documenti per una migliore compatibilità).
- Spreadsheet:
- .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .csv
- .xls, .xlt, .ods, .ots (si consiglia di installare Visualizzatore documenti per una migliore compatibilità).
- Diapositive:
- .pptx
- .odp, .ppt (si consiglia di installare Visualizzatore documenti per una migliore compatibilità).
Per scaricare i file Synology Office come file Microsoft Office:
Eseguire una delle seguenti azioni:
- Fare clic con il tasto destro del mouse su un file Synology Office e selezionare Scarica.
- Aprire un file, fare clic su File > Scarica come e selezionare il tipo di file desiderato.
Formati di file supportati per i download:
- Documento:
- .docx
- .pdf (richiede l'uso di browser che supportano la stampa PDF)
- .odt (richiede l'installazione di Visualizzatore documenti)
- Spreadsheet:
- .xlsx, .pdf, .csv
- .ods (richiede l'installazione di Visualizzatore documenti)
- Diapositive:
- .pptx
- .pdf (richiede l'uso di browser che supportano la stampa PDF)
- .odp (richiede l'installazione di Visualizzatore documenti)
Nota:
- vengono convertiti soltanto i formati (es., dimensioni carattere, colore testo, commenti, collegamenti ipertestuali, tipi di grafici) supportati da Synology Office.
Gestione dei modelli
Il pacchetto Synology Office fornisce vari modelli integrati con cui tutti gli utenti possono creare file, ma che non possono modificare, condividere, eliminare o rinominare. Tuttavia, gli utenti possono anche creare dei propri modelli personalizzati che potranno modificare, condividere, eliminare, rinominare e pubblicare. Per andare alla pagina del modello, fare clic su File > Nuovo file > Da modello.
Per creare un modello personalizzato:
- Aprire un file esistente da salvare come modello.
- Aprire il menu File e fare clic su Salva come modello.
- Specificare un nome per il modello.
Nota:
- le versioni cronologiche e le impostazioni di crittografia del file originale non saranno salvate nel modello, né saranno salvati commenti o revisioni.
Per condividere un modello:
Fare clic sull'icona Condividi nella barra degli strumenti. Selezionare l'utente con cui condividere il modello e il tipo di autorizzazione da fornire. Dopo avere condiviso il modello, gli utenti con l'autorizzazione potranno vederlo facendo clic su + > Da modello nel portale Synology Drive o su File > Nuovo file > Da modello nell’editor Synology Office.
È possibile condividere il modello con:
- Utente: per consentire a specifici utenti di accedere al modello.
- Gruppo: per consentire agli utenti in gruppi specifici di accedere al modello.
- Interno: per tutti gli utenti interni che posso accedere a Synology Drive per accedere al modello.
I tipi di autorizzazione per la condivisione del modello includono:
- Modifica: gli utenti autorizzati alla modifica possono modificare, condividere, eliminare e rinominare il modello.
- Visualizza: gli utenti con l'autorizzazione di visualizzazione possono soltanto creare nuovi file con il modello.
Nota:
- gli utenti con privilegi amministrativi possono gestire tutti i modelli.
Per condividere un modello URL:
Per condividere il modello tramite un URL, fare clic sull'icona Condividi nella barra degli strumenti, copiare il collegamento di condivisione del modello e inviarlo ai destinatari con cui condividere il modello.
Dopo la ricezione e l'apertura di un link:
- Gli utenti con autorizzazione Visualizza saranno indirizzati alla modalità di visualizzazione.
- Anche gli utenti con autorizzazione Modifica saranno indirizzati alla modalità di visualizzazione, ma possono passare anche alla modifica.
- Gli utenti senza autorizzazione saranno indirizzati alla pagina Richiedi accesso.
Utilizzo dei modelli
Per i modelli integrati. è solo possibile visualizzare in anteprima e creare file con questi dalla pagina del modello. Come per i modelli condivisi con l'utente da altri utenti, è possibile visualizzare e creare file con un modello di cui si dispone l'autorizzazione da visualizzare, mentre per un modello con autorizzazione a modificare, sarà possibile rinominarlo, eliminarlo, modificarlo e pubblicarlo. Per ulteriori dettagli, vedere di seguito:
Per modificare e pubblicare un modello:
- Modificare i modelli come qualsiasi altro file regolare.
- Dopo il completamento della modifica, pubblicare il modello per verificare che gli utenti che creano file con il modello utilizzeranno la versione completa dello stesso.
Nota:
- Quando un file viene salvato come modello, il sistema lo considererà come già pubblicato.
- Quando si accede a un modello tramite il rispettivo URL, gli utenti vedranno la versione del modello pubblicato più di recente invece della versione ancora in fase di modifica.
- Commenti, revisione e cronologia versioni di un modello non saranno salvati nei file creati con lo stesso modello.
Trova e sostituisci
Per trovare e sostituire un termine:
- Fare clic sul menu Modifica > Trova e sostituisci oppure semplicemente premere Ctrl + F.
- Digitare un termine nel campo di ricerca. Vengono evidenziate tutte le ricorrenze del termine.
- Se la ricerca dà molteplici risultati, è possibile passare dal precedente al successivo utilizzando le frecce sinistra e destra.
- Fare clic su Altre opzioni per le seguenti opzioni avanzate:
- Disponibile in Documento, Foglio di calcolo e Diapositive
- Maiuscole/minuscole: ricerca sensibile a maiuscole/minuscole.
- Ricerca mediante espressioni regolari: eseguire la ricerca utilizzando un modello di stringa. Per le espressioni regolari comuni, fare riferimento alla sezione Nota riportata di seguito.
- Disponibile solo in Spreadsheet
- Confronta intero contenuto della cella: cercare le celle che corrispondono esattamente.
- Eseguire la ricerca anche all'interno delle formule ma ignorare i risultati delle formule: cercare all'interno della formula della cella ma non i risultati della formula.
- Disponibile in Documento, Foglio di calcolo e Diapositive
- Per sostituire un termine, fare clic su Altre opzioni, digitare il nuovo testo nel campo Sostituisci con e seguire uno dei metodi successivi:
- Fare clic su Sostituisci per sostituire una singola ricorrenza del termine.
- Fare clic su Sostituisci tutto per sostituire tutte le ricorrenze del termine.
Nota: la sostituzione con gruppo di acquisizione è supportata solo nel foglio di calcolo. Utilizzare "$(number)" nel campo di sostituzione per fare riferimento al gruppo di acquisizione nella sequenza corrispondente.
Nota:
nella tabella seguente sono elencate espressioni regolari comuni ed esempi di come vengono utilizzate.
| Espressione | Utilizzo | Esempio | Corrispondenza | Non è una corrispondenza |
|---|---|---|---|---|
| . | Utilizzare "." per rappresentare qualsiasi carattere nella posizione specificata per cercare parole che corrispondono a questo criterio. | c.t | cat, cot | ct, caat |
| * | Utilizzare "*" dopo un carattere per cercare parole con il carattere visualizzato 0 o più volte. | so*n | sn, son, soon | soun, sOn |
| + | Utilizzare "+" dopo un carattere per cercare parole con il carattere visualizzato 1 o più volte. | fo+d | fod, food, foood | fd, foud |
| ^ | Utilizzare "^" all'inizio di un'espressione regolare per cercare parole che iniziano con i caratteri specificati.1 | ^po | post, poke | pane, a post |
| $ | Utilizzare "$" alla fine di un'espressione regolare per cercare parole che terminano con i caratteri specificati.1 | tion$ | position, station | stations, ratio |
| ? | Utilizzare "?" indicare il carattere precedente è facoltativo. | bi?t | bt, bit | biit, bIt |
| \s | Utilizzare "\s" al posto di uno spazio vuoto per cercare parole con uno spazio vuoto (spazio, tabella, avanzamento moduli, avanzamento riga) nella posizione specificata. | p\st | p t, p[ctrl+enter]t | pt, pot |
| \d | Utilizzare "\d" per cercare parole con una cifra numerica nella posizione specificata. | b\dg | b1g, b3g | bag, b1ag |
| {A,B} | Utilizzare "{A,B}" dopo un carattere per cercare parole con il carattere ripetuto tra A e B volte. A e B devono essere numeri interi positivi e 0. | co{1,2}k | cok, cook | ck, cooook |
| [ab] | Utilizzare "[ab]" per cercare parole che includono uno qualsiasi dei caratteri specificati nella posizione specificata. | d[io]g | dig, dog | dag, diog |
| [^ab] | Utilizzare "[^ab]" per cercare parole che non includono i caratteri specificati nella posizione specificata. | b[^ae]d | bud, bOd, bcd | bad, bed, bead |
| [a-z], [A-Z], [1-9] | Utilizzare "[a-z]", "[A-Z]" o "[1-9]" per cercare parole che includono uno qualsiasi dei caratteri specificati all'interno dell'intervallo specificato, incluse lettere maiuscole o minuscole, numeri o una combinazione delle lettere precedenti (ad esempio, [A-Za-z1-9]). | b[a-p]g | bag, bfg, bog | bapg, b1g |
- Disponibile solo in Spreadsheet.
Selezione colore
La selezione colore consente di copiare qualsiasi colore dal browser corrente e di applicarlo per un aspetto coerente in tutto il file.
Per utilizzare la selezione colore:
- Fare clic sul triangolo verso il basso accanto a qualsiasi selezione colore (ad esempio, il colore del testo o il colore di sfondo) e fare clic su Selezione colore. Il cursore diventa quindi un contagocce.
- Utilizzare il contagocce per fare clic sul colore che si desidera copiare. Il colore viene ora salvato come colore recente.
- Applicare il colore copiato al testo o all'oggetto desiderato.
Nota:
- il selettore colore è disponibile solo se è stata installata Synology Office Extension.
- Il contagocce è disponibile solo su Chrome e Microsoft Edge (Chromium).
Modalità immersiva
La Modalità immersiva nasconde il menu e la barra degli strumenti, consentendo di concentrarsi sui documenti senza distrazioni.
Per nascondere il menu:
- Fare clic sull'icona Modalità immersiva nell'angolo destro della barra degli strumenti.
- Selezionare Nascondi barra dei menu.
Per nascondere il menu e la barra degli strumenti:
- Fare clic sull'icona Modalità immersiva nell'angolo destro della barra degli strumenti.
- Selezionare Nascondi menu e barre degli strumenti.
Per mostrare il menu:
- Fare clic sull'icona Modalità immersiva nell'angolo destro della barra degli strumenti.
- Deselezionare Nascondi barra dei menu.
Per mostrare il menu e la barra degli strumenti, scegliere uno dei seguenti metodi:
- Premere ESC
- Fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare Mostra menu e barre degli strumenti.
Nota:
- Synology Office memorizza la visualizzazione più recente. Il file verrà visualizzato nella stessa vista alla successiva apertura.
- La modifica della visualizzazione non influirà sugli altri utenti che visualizzano lo stesso file.
Gestione delle versioni dei file
Quando si lavora sui file in Synology Office, le versioni vengono salvate automaticamente e periodicamente nel server, eliminando il rischio di perdere dati se il foglio di calcolo viene chiuso senza salvarlo. Viene registrata la cronologia completa delle versioni per ogni file, incluso l'orario dell'ultima modifica e gli utenti che hanno apportato delle modifiche al file.
Per ripristinare o copiare una versione di un file:
- Aprire un file
- Fare clic sull'icona Visualizza cronologia nella barra laterale sinistra. Viene visualizzata una finestra principale con un elenco della cronologia delle versioni a destra.
- Fare clic su una versione nell'elenco; nella finestra principale si apre un'anteprima della versione. Passare dalla modalità Nascondi record a Mostra record per le differenze tra le versioni da evidenziare.
- È possibile fare clic sull'icona Altro sull'estremità destra di una versione non nominata e scegliere Versione nome per specificare un nome per la versione.
- È anche possibile fare clic sull'icona Altro sull'estremità destra di una versione denominata e scegliere Rename o Rimuovi nome per rinominare o eliminare il nome della versione.
- Fare clic su Ripristina nell'angolo in basso a destra per ripristinare il file alla versione selezionata, che sovrascriverà quella corrente. In alternativa, fare clic su Fai una copia per salvare come file separato la versione selezionata.
Nota:
- se non è stata attivata la rotazione della versione per Synology Office, non esiste alcun limite al numero di versioni storiche.
- Synology Office crea una nuova versione cronologica nei seguenti casi:
- Quando le modifiche apportate a un file includono un certo numero di comandi. Un'azione potrebbe includere vari comandi e il numero di comandi sarà reimpostato dopo la creazione di una versione cronologica.
- Per il documento, quando le modifiche includono 1.000 comandi
- Per il foglio di calcolo, quando le modifiche includono 100 comandi
- Per le diapositive, quando le modifiche includono 1.000 comandi
- Dieci minuti dopo che Synology Office ha ricevuto il primo comando.
- Dopo il download, eliminare, eseguire una copia o ripristinare un file a una versione della cronologia
- Quando si fa clic sul menu File > Cronologia versione > Denomina versione corrente per denominare la versione corrente del file.
- Quando le modifiche apportate a un file includono un certo numero di comandi. Un'azione potrebbe includere vari comandi e il numero di comandi sarà reimpostato dopo la creazione di una versione cronologica.
Crittazione di file
È possibile aggiungere una password di protezione ai file confidenziali, sia quando si crea un file o in seguito.
Per creare un nuovo file con la crittografia:
- Fare clic sul menu File > Nuovo file crittato.
- Selezionare Documento, Foglio di calcolo o Diapositive.
- Inserire e confermare la password, quindi fare clic su OK. Il file crittografato sarà aperto in una nuova scheda.
Nota:
- il titolo di un file crittografato resta comunque visibile agli altri utenti.
Per aggiungere la crittografia a un file esistente:
- Fare clic sull'icona Crittografa nella barra laterale di sinistra dopo avere aperto un file.
- Se necessario il titolo può essere modificato.
- Inserire una password nel campo Password.
- Inserire di nuovo la nuova nel campo Conferma password.
Nota:
i seguenti dati non saranno conservati nel file crittografato:
- Etichette
- Autorizzazione alla condivisione
- Asterisco
- Versioni cronologiche
Per cambiare la password di un file crittografato:
- Fare clic sull'icona Crittografa nella barra laterale di sinistra dopo avere aperto un file.
- Fare clic su Modifica password.
- Immettere la nuova password nel campo Password.
- Immettere la nuova password nel campo Nuova password.
- Immettere la nuova password nel campo Conferma password.
- Fare clic su OK.
Per creare una copia non crittografata di un file crittografato:
- Fare clic sull'icona Crittografa nella barra laterale di sinistra dopo avere aperto un file.
- Selezionare Creare copia decrittografata.
- Immettere la nuova password nel campo Password.
- Fare clic su OK.
Condivisione di file Synology Office
È possibile scegliere se garantire la visualizzazione, la modifica, i commenti o la gestione dell'autorizzazione per altri utenti o gruppi DSM. Dopo avere condiviso un file, gli invitati accetteranno le notifiche.
Per condividere file con altri utenti:
Fare clic su File > Condividi. Nella scheda Autorizzazione, selezionare una delle opzioni seguenti nel menu a discesa Impostazioni privacy.
- Privata - Possono accedere solo gli invitati
- Interna - Chiunque con un account può visualizzare/modificare
L'elenco di account invitati di seguito può accedere all'elemento in base alla rispettiva autorizzazione.
Tutti gli account con autorizzazione ad accedere a Synology Drive in Synology NAS possono accedere all'elemento dopo avere eseguito l'accesso.
Per creare un collegamento di condivisione pubblica, consultare la sezione Per condividere file con chiunque tramite collegamento pubblico.
Quando si fornisce agli utenti l'autorizzazione a visualizzare i contenuti dei file in Impostazioni privacy, deselezionare l'opzione Consenti opzioni di download o copia per impedire che i contenuti di file sensibili siano facilmente copiati o condivisi con altri utenti.
Nota:
- deselezionando Consenti opzioni di download o copia, gli utenti non possono scaricare, stampare o copiare il contenuto dall'interfaccia utente. Tuttavia, i browser Web sono progettati per scaricare i dati al fine di eseguire il rendering dei contenuti. Pertanto, utenti con competenze tecniche più tecniche potrebbero comunque riuscire a eludere la misura di protezione.
Per invitare account:
- Nel campo Utente/gruppo, inserire un nome gruppo o un nome utente DSM. Un elenco di autocompilazione con nomi utente o nomi di gruppo apparirà durante la digitazione.
- Selezionare nel menu a discesa se consentire a questo utente o gruppo di visualizzare, modificare, gestire o solo commentare l'elemento.
- Fare clic sul pulsante + per condividere questo elemento con quell'utente o gruppo. È possibile aggiungere più utenti o gruppi.
- Fare clic su OK.
Per condividere i file con chiunque tramite collegamento pubblico:
Synology Office supporta le protezioni password e scadenza per i collegamenti di condivisione pubblica nella scheda Collegamento pubblico.
- Fare clic su File > Ottieni collegamento, oppure fare clic sull'icona Ottieni collegamento nella barra laterale sinistra e fare clic su Impostazioni di condivisione.
- Nella scheda Collegamento pubblico, selezionare la casella di controllo per creare un collegamento pubblico per questo elemento.
- Selezionare se consentire solo alle persone con questo collegamento di visualizzare, commentare o modificare solo questo elemento dal menu a discesa Impostazioni privacy.
- Quando si seleziona l'autorizzazione alla visualizzazione in Impostazioni privacy, è possibile deselezionare Consenti opzioni di download o copia per impedire che i contenuti di file sensibili siano facilmente copiati o condivisi con altri utenti.
- Selezionare la casella di controllo in Protezione password per aggiungere una protezione con password per questo collegamento di condivisione e inserire la password nel campo vicino. La password può essere visualizzata facendo clic su
. - Selezionare la casella di controllo Scadenza collegamento per impostare una data di scadenza per questo collegamento di condivisione. Immettere la data oppure fare clic su
per configurare la data. - Fare clic su Salva.
Nota:
- è possibile condividere i file solo con utenti e gruppi DSM autorizzati ad accedere a Synology Drive e a Synology Office. È possibile concedere l'autorizzazione a uno specifico utente o gruppo in Pannello di controllo > Utente e Gruppo.
- In caso di discrepanze tra l'autorizzazione di condivisione del collegamento e l'autorizzazione fornita direttamente a un account, si applica la restrizione dell'autorizzazione meno importante.
- Gli utenti con ruolo Manager dispongono delle stesse impostazioni di autorizzazione per il collegamento file del proprietario, nonché della possibilità di modificare le impostazioni di collegamento file per altri utenti.
Per ottenere i collegamenti ai file:
- Fare clic sull'icona Ottieni collegamento nella barra laterale sinistra dopo avere aperto un file.
- Fare clic sull'icona degli appunti per copiare il collegamento file e condividerlo con altri.
Nota:
- sono gli utenti con autorizzazione Manager sono autorizzati a modificare le impostazioni di collegamento e ottenere collegamenti pubblici ai file.
Backup e ripristino
Con Hyper Backup, è possibile eseguire il backup di Synology Office su destinazioni locali o remote e ripristinare le impostazioni e i dati del pacchetto a un punto precedente nel tempo. Eseguire contemporaneamente il backup di Synology Drive e Synology Office poiché i file Synology Office sono gestiti in Synology Drive. Per informazioni dettagliate andare su Guida di Synology Drive > Backup e ripristino.