Algemeen
Office-bestanden aanmaken
Door Synology Office te installeren, is het mogelijk de volgende functies in Synology Drive te gebruiken:
- Documenten, werkbladen en dia's maken die online samenwerking door meerdere gebruikers ondersteunen.
- Gecodeerde documenten, werkbladen en dia's maken om persoonlijke bestanden te beschermen.
Standaard lokale instellingen
Naast de weergavetaal in Synology Office die u kunt selecteren in Instellingen > Weergave kunt u, wanneer u met werkbladen werkt, ook het formaat van getallen, valuta en data wijzigen naar uw taal of regio. Volg onderstaande stappen om de standaard locatie voor alle werkbladen te wijzigen.
- Klik op het pictogram Account > Instellingen > Synology Office > Standaard locatie.
- De standaard locatie zal dezelfde zijn als uw browserlocatie. Selecteer een locatie uit de vervolgkeuzelijst om de standaard locatie te wijzigen.
- Klik op OK.
Opmerking:
- Wilt u de lokale instellingen van het huidige werkblad aanpassen, open het menu Bestand > Instellingen werkblad en selecteer een lokale instelling in het vervolgkeuzemenu Lokaal.
Compatibiliteit van Synology Office-bestanden met Microsoft-bestanden
Microsoft Office-bestanden converteren naar Synology Office-bestanden:
- Klik met de rechtermuisknop op een Microsoft-bestand.
- Klik op de optie Converteren naar Office-bestand.
- Het Microsoft Office-bestand wordt geconverteerd naar een nieuw Synology Office-bestand.
Ondersteunde bestandsindelingen voor conversie:
- Document:
- .docx
- .odt, .rtf, .doc (We raden aan Document Viewer te installeren voor een betere compatibiliteit.)
- Werkblad:
- .xlsx, .xlsm, .xltx, .xltm, .csv
- .xls .xlt, .ods, .ots (We raden aan Document Viewer te installeren voor een betere compatibiliteit.)
- Dia's:
- .pptx
- .odp, .ppt (We raden aan Document Viewer te installeren voor een betere compatibiliteit.)
Synology Office-bestanden downloaden als Microsoft Office-bestanden:
Voer een van de volgende handelingen uit:
- Klik met de rechtermuisknop op een Synology Office-bestand en selecteer Downloaden.
- Open een bestand, klik op Bestand > Downloaden als en selecteer het gewenste bestandstype.
Ondersteunde bestandsindelingen voor downloaden:
- Document:
- .docx
- .pdf (vereist het gebruik van browsers die PDF-afdrukken ondersteunen)
- .odt (Vereist installatie van Document Viewer)
- Werkblad:
- .xlsx, .pdf, .csv
- .ods (Vereist installatie van Document Viewer)
- Dia's:
- .pptx
- .pdf (vereist het gebruik van browsers die PDF-afdrukken ondersteunen)
- .odp (Vereist installatie van Document Viewer)
Opmerking:
- Alleen door Synology Office ondersteunde indelingen (bijv. lettertype, tekstkleur, opmerkingen, hyperlinks, grafiektypen) worden geconverteerd.
Sjablonen beheren
Het Synology Office-pakket biedt een brede waaier van ingebouwde sjablonen waarmee gebruikers bestanden kunnen maken, maar niet kunnen bewerken, delen, verwijderen of naam kunnen wijzigen. Gebruikers kunnen echter wel hun eigen aangepaste sjablonen maken die ze kunnen bewerken, delen, verwijderen, publiceren en waarvan ze de naam kunnen wijzigen. Ga naar de sjabloonpagina en klik op Bestand > Nieuw bestand > Vanaf sjabloon.
Een aangepaste netwerksjabloon maken:
- Open een bestaand bestand dat u als sjabloon wilt opslaan.
- Open het menu Bestand en klik op Opslaan als sjabloon.
- Specificeer een naam voor de sjabloon.
Opmerking:
- de historische versies en coderingsinstellingen van het originele bestand en eventuele opmerkingen en revisies worden niet in de sjabloon opgeslagen.
Een sjabloon delen:
Klik op het pictogram Delen in de werkbalk. Selecteer met wie u de sjabloon wilt delen en welk type machtiging u wilt geven. Nadat de sjabloon is gedeeld, kunnen gebruikers met machtiging deze zien door te klikken op + > Vanaf sjabloon in het Synology Drive-portaal of Bestand > Nieuw bestand > Vanaf sjabloon in de Synology Office-editor.
U kunt uw sjabloon delen met:
- Gebruiker: voor specifieke gebruikers om toegang te krijgen tot uw sjabloon.
- Groep: voor gebruikers in specifieke groepen om toegang te krijgen tot uw sjabloon.
- Intern: voor alle interne gebruikers die toegang hebben tot Synology Drive om toegang te krijgen tot uw sjabloon.
Machtigingstypen voor het delen van sjablonen zijn o.a.:
- Bewerken: Gebruikers met de machtiging bewerken kunnen uw sjabloon bewerken, delen, verwijderen en sjabloonnaam wijzigen.
- Weergeven: Gebruikers met de machtiging weergeven kunnen alleen nieuwe bestanden met uw sjabloon maken.
Opmerking:
- gebruikers met administratieve rechten kunnen alle sjablonen beheren.
Een sjabloon-URL delen:
Om uw sjabloon via een URL te delen, klik op het pictogram Delen in de werkbalk, kopieer de gedeelde koppeling van de sjabloon en stuur naar de persoon met wie u de sjabloon wilt delen.
Na het ontvangen en openen van de koppeling:
- Gebruikers met de machtiging Weergeven worden omgeleid naar de weergavemodus.
- Gebruikers met de machtiging Bewerken worden ook omgeleid naar de weergavemodus maar kunnen ook naar de bewerkingsmodus overschakelen.
- Gebruikers zonder machtiging worden omgeleid naar de pagina Toegang aanvragen.
Sjablonen gebruiken
U kunt de ingebouwde sjablonen alleen bekijken en in de sjabloonpagina gebruiken als sjabloon om bestanden te maken. U kunt door andere gebruikers met u gedeelde sjablonen bekijken en voor bestanden gebruiken indien u de weergavemachtiging hebt of het sjabloon verwijderen, bewerken, publiceren of de sjabloonnaam wijzigen indien u de machtiging bewerken hebt. Zie hieronder voor meer details:
Een sjabloon bewerken en publiceren:
- Bewerk uw sjablonen zoals u dat bij normale bestanden doet.
- Na het voltooien van de bewerkingen publiceert u de sjabloon zodat gebruikers die bestanden met de sjabloon maken, de voltooide versie ervan gebruiken.
Opmerking:
- Als een bestand als sjabloon wordt opgeslagen zal het systeem de sjabloon als gepubliceerd beschouwen.
- Bij toegang via een URL tot een sjabloon zullen gebruikers de meest recent gepubliceerde sjabloonversie zien in plaats van de sjabloon die wordt bewerkt.
- De opmerkingen, revisies en versiegeschiedenis van een sjabloon worden niet in gemaakte bestanden opgeslagen.
Zoeken en vervangen
Om een term te zoeken en te vervangen:
- Klik op menu Bewerken > Zoeken en vervangen of druk op Ctrl + F.
- Typ een term in het zoekveld. Alle instanties van de term lichten op.
- Als er meerdere resultaten worden gevonden, kunt u schakelen tussen de vorige en de volgende met behulp van de pijl links en de pijl rechts.
- Klik op Meer opties voor de volgende geavanceerde opties:
- Beschikbaar in Document, Werkblad en Dia's
- Identieke hoofdletters: Hoofdlettergevoelig zoeken.
- Zoeken met reguliere expressies: Zoek met een string. Raadpleeg het gedeelte Opmerking hieronder voor een lijst van veelgebruikte reguliere expressies.
- Alleen beschikbaar in Werkblad
- Identieke celinhoud: Zoek naar cellen die identiek zijn.
- Ook zoeken in formules, maar formuleresultaten negeren: Zoek in celformule maar niet in de resultaten van de formule.
- Beschikbaar in Document, Werkblad en Dia's
- Om een term te vervangen klikt u op Meer opties, typt u de nieuwe tekst in het veld Vervangen door en doet u een van de volgende dingen:
- klik op Vervangen om de enige voorkomende term te vervangen.
- klik op Alles vervangen om alle voorkomende termen te vervangen.
Opmerking: Vervangen door vastleggroep wordt alleen ondersteund in Werkblad. Gebruik "$(number)" in het te vervangen veld om te verwijzen naar de opnamegroep in de overeenkomstige volgorde.
Opmerking:
De onderstaande tabel bevat veelgebruikte reguliere expressies en voorbeelden van hoe ze worden gebruikt.
| Expressie | Gebruik | Voorbeeld | Overeenkomst | Geen overeenkomst |
|---|---|---|---|---|
| . | Gebruik "." om een willekeurig teken op de opgegeven positie weer te geven om te zoeken naar woorden die aan dit criterium voldoen. | c.t | cat, cot | ct, caat |
| * | Gebruik "*" na een teken om naar woorden te zoeken waarvan het teken 0 of meer keer wordt weergegeven. | so*n | sn, son, soon | soun, sOn |
| + | Gebruik "+" na een teken om naar woorden te zoeken waarvan het teken 1 of meer keer wordt weergegeven. | fo+d | fod, food, foood | fd, foud |
| ^ | Gebruik "^" aan het begin van een reguliere expressie om te zoeken naar woorden die beginnen met de opgegeven letter(s).1 | ^po | post, poke | pane, a post |
| $ | Gebruik "$" aan het einde van een reguliere expressie om te zoeken naar woorden die beginnen met de opgegeven letter(s).1 | tion$ | position, station | stations, ratio |
| ? | Gebruik "?" om aan te geven dat het vorige teken optioneel is. | bi?t | bt, bit | biit, bIt |
| \s | Gebruik "\s" in plaats van een spatie om te zoeken naar woorden met een witruimte (spatie, tab, form feed, line feed) op de opgegeven positie. | p\st | p t, p[ctrl+enter]t | pt, pot |
| \d | Gebruik "\d" om te zoeken naar woorden met een numeriek cijfer op de opgegeven positie. | b\dg | b1g, b3g | bag, b1ag |
| {A,B} | Gebruik "{A,B}" na een teken om naar woorden te zoeken waarvan het teken tussen A en B keer wordt herhaald. A en B moeten positieve gehele getallen en 0 zijn. | co{1,2}k | cok, cook | ck, cooook |
| [ab] | Gebruik "[ab]" om te zoeken naar woorden die een of meer van de opgegeven tekens op de opgegeven positie bevatten. | d[io]g | dig, dog | dag, diog |
| [^ab] | Gebruik "[^ab]" om te zoeken naar woorden die de opgegeven letter (s) niet bevatten op de opgegeven positie. | b[^ae]d | bud, bOd, bcd | bad, bed, bead |
| [a-z], [A-Z], [1-9] | Gebruik “[a-z]”, “[A-Z] of “[1-9]” om te zoeken naar woorden die een van de opgegeven tekens binnen het opgegeven bereik bevatten, inclusief hoofdletters of kleine letters, cijfers of een combinatie van het bovenstaande (bijv. [A-Za-z1-9]). | b[a-p]g | bag, bfg, bog | bapg, b1g |
- Alleen beschikbaar in Werkblad.
Kleurkiezer
Met de kleurkiezer kunt u elke kleur uit de huidige browser kopiëren en toepassen voor een consistent uiterlijk in het hele bestand.
De kleurkiezer gebruiken:
- Klik op het neerwaartse driehoekje naast een kleurkiezer (bijvoorbeeld tekstkleur of achtergrondkleur) en klik op Kleurkiezer. De cursor verandert dan in een pipet.
- Gebruik de pipet om op de kleur te klikken die u wilt kopiëren. De kleur wordt nu opgeslagen als een recente kleur.
- Pas de gekopieerde kleur toe op de gewenste tekst of het gewenste object.
Opmerking:
- Kleurkiezer is alleen beschikbaar als u Synology Office Extension hebt geïnstalleerd.
- De pipet is alleen beschikbaar op Chrome en Microsoft Edge (Chromium).
Immersieve modus
De Immersieve modus verbergt het menu en de werkbalk, zodat u zich zonder afleiding op uw documenten kunt concentreren.
Het menu verbergen:
- Klik op het pictogram Immersieve modus in de rechterhoek van de werkbalk.
- Selecteer Menubalk verbergen.
Het menu en werkbalk verbergen:
- Klik op het pictogram Immersieve modus in de rechterhoek van de werkbalk.
- Selecteer Menu en werkbalken verbergen.
Het menu tonen:
- Klik op het pictogram Immersieve modus in de rechterhoek van de werkbalk.
- Deselecteer Menubalk verbergen.
Voer een van de volgende handelingen uit om het menu en de werkbalk te tonen:
- Druk op ESC.
- Klik met de rechtermuisknop en selecteer Toon menu en werkbalken.
Opmerking:
- Synology Office onthoudt de meest recente weergave. Uw bestand verschijnt de volgende keer dat u het opent in dezelfde weergave.
- Het wijzigen van de weergave heeft geen invloed op andere gebruikers die hetzelfde bestand bekijken.
Bestandsversies beheren
Terwijl u aan uw bestanden in Synology Office werkt, zullen versies automatisch regelmatig op de server worden opgeslagen. U verliest dus geen informatie wanneer u de spreadsheet afsluit zonder het op te slaan. De complete versiegeschiedenis voor elk bestand worden opgenomen, inclusief het tijdstip van de laatste wijziging en de gebruikers die wijzigingen aanbrachten aan het bestand.
Om een versie terug te zetten of te kopiëren:
- Open een bestand.
- Klik op het pictogram Geschiedenis weergeven in de linkerzijbalk. U zult een hoofdvenster te zien krijgen met een lijst van historische versies aan de rechterkant.
- Klik op een versie van de lijst en er zal een voorbeeldweergave van de lijst in het hoofdvenster verschijnen. Schakel van de modus Record verbergen naar Record tonen om de verschillen tussen de versies te markeren.
- Klik rechts op het pictogram Meer van een naamloze versie en selecteer Versie benoemen om de versie een naam te geven.
- Klik rechts op het pictogram Meer van een naamloze versie en selecteer Naam wijzigen of Naam verwijderen om de naam van de versie te wijzigen of te verwijderen.
- Klik op Herstellen in de rechterbenedenhoek om het bestand naar de geselecteerde versie waarmee de huidige versie zal worden overschreven te herstellen. U kunt echter ook klikken op Een kopie maken om de geselecteerde versie als een afzonderlijk bestand op te slaan.
Opmerking:
- Als versierotatie voor Synology Office niet is ingeschakeld, is er geen limiet aan het aantal historische versies.
- In de volgende situaties maakt Synology Office een nieuwe historische versie:
- Wanneer de wijzigingen die u aanbrengt in een bestand een bepaald aantal opdrachten bevatten. Denk eraan dat een actie meerdere opdrachten kan bevatten en dat het aantal opdrachten opnieuw wordt ingesteld zodra een historische versie is gemaakt.
- Voor documenten, wanneer de wijzigingen 1.000 opdrachten bevatten
- Voor werkbladen, wanneer de wijzigingen 100 opdrachten bevatten
- Voor dia's, wanneer de wijzigingen 1.000 opdrachten bevatten
- Tien minuten nadat Synology Office de eerste opdracht heeft ontvangen.
- Na het downloaden, verwijderen of kopiëren van een blad of het herstellen van een historische versie.
- Met een klik op het menu Bestand > Versiegeschiedenis > Huidige versie benoemen om de huidige versie van uw bestand een naam te geven.
- Wanneer de wijzigingen die u aanbrengt in een bestand een bepaald aantal opdrachten bevatten. Denk eraan dat een actie meerdere opdrachten kan bevatten en dat het aantal opdrachten opnieuw wordt ingesteld zodra een historische versie is gemaakt.
Bestanden coderen
U kunt vertrouwelijke bestanden met een wachtwoord beveiligen, wat zowel kan gebeuren bij het maken van het bestand als nadien.
Om een nieuwe gecodeerde spreadsheet te maken:
- Klik op het menu Bestand > Nieuw gecodeerd bestand.
- Selecteer Document, Werkblad of Dia’s.
- Voer het wachtwoord in en klik vervolgens op OK. Het gecodeerde bestand wordt geopend in een nieuw tabblad.
Opmerking:
- de titel van een gecodeerd bestand zal nog altijd zichtbaar zijn voor andere gebruikers.
Om codering toe te voegen aan een bestaande bestand:
- Klik op het pictogram Coderen in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
- U kunt de titel indien nodig bewerken.
- Voer een wachtwoord in het veld Wachtwoord in.
- Voer het wachtwoord opnieuw in het veld Wachtwoord bevestigen in.
Opmerking:
de volgende gegevens worden niet bijgehouden in het gecodeerde bestand:
- Labels
- Deelmachtigingen
- Ster
- Historische versies
Om het wachtwoord van een gecodeerd bestand te wijzigen:
- Klik op het pictogram Coderen in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
- Klik op Wachtwoord wijzigen.
- Voer het huidige wachtwoord in het veld Wachtwoord in.
- Voer het nieuwe wachtwoord in het veld Nieuw wachtwoord in.
- Voer het nieuwe wachtwoord opnieuw in het veld Wachtwoord bevestigen in.
- Klik op OK.
Om een niet-gecodeerde kopie van een gecodeerd bestand te maken:
- Klik op het pictogram Coderen in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
- Selecteer Een ongecodeerde kopie maken.
- Voer het wachtwoord in het veld Wachtwoord in.
- Klik op OK.
Synology Office-bestanden delen
U kunt kiezen of u weergave-, bewerkings-, commentaar- of beheerrechten wilt toekennen aan andere DSM-gebruikers of groepen. Na het delen van een bestand zullen uitgenodigde gebruikers meldingen accepteren.
Bestanden delen met andere gebruikers:
Klik op Bestand > Delen. Selecteer op het tabblad Toestemming een van de onderstaande opties in het vervolgkeuzemenu Privacy-instellingen.
- Privé - Alleen uitgenodigde personen hebben toegang
- Intern - iedereen met een account kan weergeven/bewerken
De lijst van onderstaande uitgenodigde accounts hebben in overeenstemming met hun machtiging toegang tot het item.
Alle accounts met toestemming voor toegang tot Synology Drive op die Synology NAS hebben toegang tot het item wanneer ze zich hebben aangemeld.
Raadpleeg het gedeelte Bestanden met iedereen delen via een openbare koppeling om een openbare gedeelde koppeling te maken.
Wanneer u gebruikers toestemming geeft om bestandsinhoud te bekijken in Privacy-instellingen, kunt u de optie Opties voor downloaden of kopiëren toestaan uitschakelen om te voorkomen dat gevoelige bestandsinhoud gemakkelijk wordt gekopieerd door of gedeeld met andere gebruikers.
Opmerking:
- Als u de selectie van Opties voor downloaden of kopiëren toestaan uitschakelt, kunnen gebruikers uw inhoud niet downloaden, afdrukken of kopiëren vanuit de gebruikersinterface. Houd er echter rekening mee dat webbrowsers van nature zijn ontworpen om gegevens te downloaden om de inhoud weer te geven. Als zodanig kunnen gebruikers met meer technische vaardigheden de beschermingsmaatregel mogelijk nog steeds omzeilen.
Accounts uitnodigen:
- Voer in het veld Gebruiker/groep een gebruikersnaam of groepsnaam van DSM in. Een automatisch ingevulde lijst van gebruikersnamen of groepsnamen zal verschijnen terwijl u begint te typen.
- Geef aan of u wilt dat deze gebruiker of groep dit item in de vervolgkeuzelijst mogen bekijken, bewerken, beheren of alleen een commentaar achter kunnen laten.
- Klik op de +-knop om dit item te delen met de gebruiker of groep in kwestie. U kunt meerdere gebruikers of groepen toevoegen.
- Klik op OK.
Bestanden met iedereen delen via een openbare koppeling:
Synology Office ondersteunt bescherming met wachtwoorden en vervaldata voor openbare gedeelde koppelingen in het tabblad Openbare koppeling.
- Klik op Bestand > Koppeling ophalen of klik op het pictogram Koppeling ophalen in de linkerzijbalk en klik op Instellingen bestanden delen.
- Schakel op het tabblad Openbare koppeling het selectievakje in om een openbare koppeling voor dit item te maken.
- Selecteer of personen met deze koppeling dit item in het vervolgkeuzemenu Privacy-instellingen alleen kunnen bekijken, commentaar kunnen geven of ook kunnen bewerken.
- Bij de selectie van weergavemachtiging in Privacy-instellingen kunt u Opties voor downloaden of kopiëren toestaan uitschakelen om te voorkomen dat gevoelige bestandsinhoud gemakkelijk door andere gebruikers kan worden gekopieerd of gedeeld.
- Schakel het selectievakje onder Wachtwoordbeveiliging in om wachtwoordbeveiliging voor deze gedeelde koppeling toe te voegen en voer het wachtwoord in het tekstveld in. Het wachtwoord kan worden weergegeven met een klik op
. - Schakel het selectievakje onder Vervaldatum koppeling in om een vervaldatum voor deze gedeelde koppeling in te stellen. Voer de datum in of klik op
om de datum te configureren. - Klik op Opslaan.
Opmerking:
- U kunt bestanden alleen delen met DSM-gebruikers of groepen die toegang hebben tot Synology Drive en Synology Office. U kunt een gebruiker of groep rechten toekennen in Configuratiescherm > Gebruiker en groep.
- Wanneer er een discrepantie is tussen de toestemming voor de gedeelde koppeling en de toestemming die rechtstreeks aan een account is gegeven, is de beperking van de lossere toestemming van toepassing.
- Gebruikers met de rol Managerhebben dezelfde instellingen voor machtigingen voor bestandskoppelingen als de eigenaar, evenals de mogelijkheid om instellingen voor bestandskoppelingen voor andere gebruikers te wijzigen.
Bestandskoppelingen verkrijgen:
- Klik op het pictogram Koppeling ophalen in de linkerzijbalk na openen van een bestand.
- Klik op het klembordpictogram om de bestandslink te kopiëren en met anderen te delen.
Opmerking:
- Alleen gebruikers met de machtiging Manager kunnen de koppelingsinstellingen wijzigen en openbare koppelingen van bestanden verkrijgen.
Back-up en herstel
Met Hyper Backup kunt u Synology Office back-uppen naar lokale of externe doelen en de instellingen en gegevens van het pakket naar een eerdere versie herstellen. U moet tegelijkertijd een back-up maken van Synology Drive en Synology Office omdat Synology Office-bestanden worden beheerd in Synology Drive. Ga voor gedetailleerde informatie naar Synology Drive Help > Back-up en herstel.