Az MCS adatvédelmi megoldást akart találni a Google Workspace és a Microsoft 365 felhőszolgáltatásokhoz, távoli hozzáférést biztosít az informatikai személyzet számára, valamint bővíthető felügyeleti megoldást keresett

Az MCS több mint 1000 e-mail és drive fiókkal rendelkezett a Google Workspace for Education és a Microsoft 365 környezetben, amelyeket a diákok és a tanárok fontos adatok, például diákfájlok, iskolai nyilvántartások és egyéb oktatási anyagok tárolására használtak. A Google Workspace és a Microsoft 365 adatmegőrzési irányelvei nem feleltek meg az iskola követelményeinek, ezért olyan adatvédelmi megoldást kellett találni ezekhez a felhőszolgáltatásokhoz, amely megfelel a FERPA-irányelveknek.

Az iskola emellett olyan bővíthető térfigyelő megoldást keresett, amely lehetővé tenné egy további helyszín megfigyelését és alacsony költségű kamerák egyszerű hozzáadását a hálózatukhoz. A meglévő, saját fejlesztésű rendszerük fenntartása drága és nehezen bővíthető volt, és egyetlen kamera hozzáadása a hálózathoz túl költségesnek bizonyult.

Végül az MCS távoli hozzáférést kívánt biztosítani az informatikai személyzetnek a rendszer és a hálózat frissítéséhez. Olyan megoldásra volt szükségük, amely hatalmas össszegek ráfordítása nélkül is kielégítené ezen igényeket.

Az MCS informatikai csapata egy 8 lemezhelyes Synology asztali NAS-eszközt választott a hálózati, biztonsági mentési és térfigyeléssel kapcsolatos kihívások megoldására. A Synology Package Center teljesen előfizetésmentes, ingyenes szoftverét használva az MCS úgy állította be a NAS-eszközt, hogy az segítsen a kihívások megoldásában.

Mivel közel 400 PC és 700 Chromebook küld folyamatosan új adatokat a nyilvános felhőmegoldásokba, az MCS-nek szüksége volt egy megbízható biztonsági mentési tervre. A Synology Active Backup Suite-ot választották a Microsoft 365 és a Google Workspacen tárolt fontos felhőadatok helyszíni biztonsági mentéséhez. Emellett speciális adatmegőrzési szabályokat is bevezettek, hogy megfeleljenek a helyi oktatási előírásoknak.

Egy másik helyszínen az MCS a Synology Surveillance Station szoftverét használta, hogy kiépítsen egy hálózatot, kedvező árú kamerákból. Ennek segítségével egy alacsony költségvetésű biztonsági megoldást épített ki, amely a jövőben könnyen frissíthető és bővíthető.

Az MCS a weboldalát a közös Google Workspace dokumentumokból származó, automatikusan frissülő tartalommal is feltöltötte. A tanárok például gyakran frissítik tantervi kezdeményezéseiket, és az MCS azt akarta, hogy ezek a frissítések azonnal megjelenjenek az interneten. A Synology File Station segítségével Google Workspace dokumentumokról szinkronizált, csak megtekintésre szánt másolatokat hoztak létre és a weboldalt is úgy állították be, hogy a tartalma éjszakánként frissüljön. A frissítéshez tantestületük is tudta ezt a rendszert használni.

Végül, mivel a Synology NAS a QuickConnecten keresztül volt elérhető, távolról is tudták kezelni ezeket a frissítéseket és funkciókat.

A Synology Active Backup Suite segítségével az MCS rövid időn belül olyan speciális megőrzési szabályokat állított be, amelyek megfeleltek a legalább 10 év időtartamú michigani oktatási adatmegőrzési szabványnak. Ezáltal másodlagos biztonsági mentést kaptak az összes fontosabb adatról, valamint biztosítékot, hogy adatvesztés esetén a tanulói nyilvántartások helyreállíthatók lesznek.

A Surveillance Station segítségével az MCS a meglévő rendszerét egy biztonsági réteggel egészítette ki, lényegesen kedvezőbb áron, a saját rendszer bővítésénél. A Surveillance Station egy másik helyszínen egy teljesen új biztonsági rendszer központjaként is szolgált, így időt és pénzt takarítottak meg a régebbi rendszerhez képest. A Surveillance Station széles körű kompatibilitása miatt a csapat olyan helyeken is tudott kompakt IP-kamerákat felszerelni, ahol a nagyobb, hagyományos biztonsági kamerák nem lettek volna kivitelezhetőek.

A File Station és a Google Workspace segítségével automatikusan szinkronizált weboldaltartalom révén az MCS tanárai külső technikai segítség nélkül, online gyorsan frissíthetik a tanterveket és a tananyagokat. Így rugalmasan tarthatják óráikat és a diákokat is minden változásról tudják tájékoztatni.

A legjobb az egészben, hogy a Synology segíteni tudott az MCS-nek a biztonsági mentési, felügyeleti és hálózati célok elérésében, miközben csökkentek az éves költségek.

"A megoldás fontos része volt a K-12-nek" - mondta Jason Burt, az MCS műszaki igazgatója. "Alig várom, hogy lássam, vajon mit tud a DSM 7 tenni, hogy mégjobbá tegye tapasztalatainkat."